Když e-mailové zprávy odesílané ze SupportBoxu padají příjemcům do spamu, může to negativně ovlivnit komunikaci s klienty a snížit efektivitu vaší zákaznické podpory.

To, zda je e-mailová zpráva doručena správně do složky doručené pošty a nespadne do spamu, ovlivňuje řada faktorů, které není vždy možné mít plně pod kontrolou. I při perfektním nastavení na vaší straně je potřeba počítat s tím, že některé zprávy mohou do spamu spadnout.

V následujícím návodu vysvětlíme, proč k tomu dochází, a ukážeme vám, co můžete udělat pro maximální zlepšení doručitelnosti vašich e-mailů.

Správně nastavené odesílání v SupportBoxu 

Tento krok je zcela zásadní. Aby byly vaše zprávy vašim zákazníkům v pořádku doručeny, nebo aby vaše zprávy zákazníkům nepadaly do spamu, je nezbytně nutné provést vhodné nastavení odesílání. Máte tři možnosti, jak správné odesílání ze SupportBoxu nastavit. 

1. SPF + DKIM záznam – pokud si nastavíte SMTP SupportBox a rozhodnete pro odesílání zpráv využívat naše poštovní servery, musíte mít na doméně nastevený SPF a DKIM záznam. 

2. Vlastní SMTP – pokud si nastavíte vlastní SMTP, znamená to, že pro odesílání zpráv budete používat vaše poštovní servery, nikoliv servery naše. V nastavení konkrétní schránky zadejte údaje, které vám sdělí váš poskytovatel e-mailu. V naší nápovědě najdete i několik konkrétních návodů pro nastavení vlastního SMTP u nejběžnějších poskytovatelů.

Upozornění:
Pokud zprávy odesíláte přes vaše poštovní servery, veškeré problémy s doručitelností je nutné řešit v první řadě s podporou poskytovatele vašich poštovních serverů. 

3. Gmail / G Suite SMTP – další možností pro bezpečné a správné odesílání vaší pošty ze SupportBoxu je nastavení Gmail / G Suite SMTP a odesílání zpráv přes poštovní servery Google. Tuto možnost si nastavíte velmi snadno na pár kliknutí. Je to jednoduché a opravdu efektivní. Výhodou je, že si tímto nastavením můžete jednoduše zálohovat všechnu vaši odchozí poštu

Správně nastavený SPF a DKIM záznam na doméně 

Kontrola SPF záznamu

SPF záznam se nastavuje na vaší doméně, tzn. SPF nastavujete/editujete v administraci vašeho hostingu. Důležité je mít SPF záznam správně nastavený nejen pro SupportBox, ale i pro vaše další aplikace, které používáte. V SupportBoxu máme automatickou kontrolu SPF záznamu pouze pro hodnotu SupportBoxu.

SPF záznam může být na doméně nastavený vždy pouze jeden. 

K důkladné kontrole správně nastaveného SPF můžete použít nástroj SPF Surveyor od dmarcian.

Do pole Enter domain vložte doménu, na které chcete SPF záznam zkontrolovat a klikněte na tlačítko Survey Domain. 

Výsledky se vám zobrazí ihned. Buď bude vše nastaveno správně (High five! 😊), nebo se vám zobrazí podrobnosti o tom, co je třeba opravit a jak postupovat dál. 

Pokud si s výsledky nebudete vědět rady, předejte je na vaše IT oddělení, které už bude vědět, co a jak. 

Kontrola DKIM záznamu 

DKIM záznam se nastavuje na vaší doméně, tzn. DKIM nastavujete/editujete v administraci vašeho hostingu.  

V SupportBoxu automaticky kontrolujeme, že máte správně nastavený DKIM záznam pouze pro SupportBox. Narozdíl od SPF záznamu, který může být na doméně nastavený vždy pouze jeden, DKIM záznamů můžete mít na doméně nastaveno více. 

Pro kontrolu správně nastaveného DKIM záznamu můžete využít nástroj DKIM Record Checker od dmarcian.

Do prvního pole Enter domain vložte doménu, na které chcete DKIM záznam zkontrolovat. Do druhého pole Enter selector vložte supportbox a klikněte na tlačítko Inspect DKIM.

Výsledky se vám zobrazí ihned. Buď bude vše nastaveno správně (Congratulations! 🎉), nebo se vám zobrazí podrobnosti o tom, co je třeba opravit a jak postupovat dál. 

Pokud si s výsledky nebudete vědět rady, předejte je na vaše IT oddělení, které už bude vědět, co a jak. 

Kontrola SPF a DKIM v SupportBoxu

V SupportBoxu automaticky kontrolujeme, zda máte správně nastavený SPF a DKIM (ev. DMARC viz níže) záznam pouze pro SupportBox.

Je však důležité mít tyto hodnoty správně nastavené i pro všechny další aplikace, které používáte, tzn. zelená tabulka nemusí nutně znamenat, že máte vše v pořádku nastaveno.

Proto doporučujeme provést důkladnou kontrolu správného nastavení podle tohoto našeho návodu. 

Mail Tester

Odesílání máte nastavené správně, ale stále to není ono? Narážíte na situace, kdy některé vaše zprávy občas spadnou příjemci do spamu? Mail Tester vám může pomoci najít příčinu problému a ukázat, co zlepšit.

Jak postupovat při testu Mail Tester

Otevřete si v prohlížeči Mail Tester a zkopírujte si adresu, kterou na stránce vidíte. 

Z problémové schránky v SupportBoxu odešlete testovací e-mail na tuto zkopírovanou adresu.

Po odeslání zprávy se vraťte zpět na stránku s Mail Tester a klikněte na tlačítko Than check your score. 

Ihned se vám zobrazí výsledky s informacemi o tom, co v nastavení můžete zlepšit. 

I v tomto případě platí, že pokud si s výsledky nebudete vědět rady, předejte je na vaše IT oddělení, které už bude vědět, co a jak. 

Nastavení DMARC pro větší kontrolu nad e-maily 

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) je e-mailový autentizační protokol, který pomáhá chránit vaši doménu před zneužitím, například phishingem nebo spoofingem. Zvyšuje důvěryhodnost vašich e-mailů, a tím i jejich doručitelnost.

Díky DMARC si můžete definovat pravidla, jak má poštovní server nakládat s e-maily, které se nepodaří doručit nebo jsou odmítnuty a podobně. Zároveň poskytuje zpětnou vazbu ve formě reportů s informacemi o doručitelnosti vašich zpráv.

Nastavení DMARC probíhá mimo SupportBox. V SupportBoxu pouze automaticky kontrolujeme, zda máte/nemáte DMARC nastavený. 

V každém případě DMARC doporučujeme nastavit. Předložte tyto informace kolegům z IT nebo technické podpoře vašeho hostingu, kteří vám s nastavením DMARC pomohou a poskytnou podrobnější informace.

Všechno nastaveno perfektně, Mail tester 10/10 a stejně zprávy spadnou do spamu

Jak jsme zmínili v úvodu, existuje mnoho důvodů, proč může zpráva příjemci spadnout do spamu. Pravidla pro elektronickou komunikaci jsou stále přísnější, a i když máte vše perfektně nastavené, má na doručitelnost zpráv vliv také nastavení na straně příjemce a způsob, jak s vašimi zprávami nakládá.

Například doručitelnost mohou ovlivnit i situace, kdy příjemce někdy v minulosti označil vaši zprávu jako spam – třeba i omylem. V takovém případě mohou být všechny vaše další zprávy automaticky vyhodnoceny jako spam.

Co může ovlivňovat doručitelnost vašich e-mailů 

  • Chybějící nebo nesprávné DKIM a SPF záznamy
  • Podezřelý nebo zavádějící předmět či obsah zprávy
  • Příliš mnoho odkazů nebo příloh
  • Nadměrné množství klíčových slov
  • Neplatná nebo nekvalitní databáze příjemců
  • Nesprávná personalizace
  • Špatná reputace odesílacího serveru
  • Nepovolené použití údajů příjemce
  • Chybějící odkaz pro odhlášení (například v newsletterech)
  • Chybné HTML kódování zprávy
  • A další faktory

Věříme, že pro vás budou informace přínosné a pomohou vám lépe pochopit příčiny a složitost spojené s doručováním vašich zpráv.