Freelo je český nástroj pro organizaci úkolů a řízení projektů. Pokud potřebujete mít stále jasno, v jakém stavu jsou vaše úkoly, zda se neblíží nějaký deadline, nebo zda se blížíte k vyčerpání stanoveného rozpočtu, skvěle vám s tím pomůže právě Freelo.

Můžete si také snadno spojit Freelo se SupportBoxem a když to uděláte, můžete si z příchozího e-mailu jednoduše vytvořit nový úkol ve Freelu.

Pokud u daného kontaktu nějaký úkol existuje, uvidíte to hned vedle příchozí zprávy. Jedním klikem se přes tuto informaci dostanete přímo do Freela, do administrace daného úkolu. Přímo z pluginu u zprávy od klienta můžete přiřadit kolegy a přidat pro ně poznámku, nebo úkolu nastavit termín.

Naopak z Freela se snadno prokliknete u daného úkolu zpátky do SupportBoxu, abyste mohli danému klientovi rychle odpovědět.

Jak Freelo napojit

Ve vašem SupportBoxu klikněte na nastavení schránky – můžete tak učinit pomocí ikonky zcela vlevo dole – ozubené kolečko, vyberte název schránky o kterou jde.

V horní nabídce najděte záložku Pluginy.

Nyní před sebou vidíte nabídku aktivních a neaktivních pluginů. Najděte, ve spodní části mezi dostupnými pluginy, plugin s názvem Freelo. Klikněte na zelené tlačítko Instalovat.

Nyní uvidíte váš plugin v horní části obrazovky, mezi nainstalovanými pluginy. Klikněte na žluté tlačítko Nastavení.

V dalších krocích budeme potřebovat e-mail, který používáte k přihlášení do Freela – napište jej do prvního políčka Přihlašovací e-mail do Freelo. 

Do druhého políčka pak vložte API klíč z Freela.

Důležité:
Nezapomeňte, že pro správné propojení SupportBoxu a Freela je potřeba použít údaje (e-mailovou adresu a API klíč) z vašeho Freelo admin účtu. Pokud jste jen přizvaný uživatel, spojení se nepodaří správně. 

Kde ve Freelu najít API klíč

Přihlaste se do Freela a klikněte na ikonku panáčka v pravém horním rohu a vyberte položku Nastavení.

Sjeďte zhruba do poloviny obrazovky a najděte položku API klíč – zkopírujte jej a vložte do SupportBoxu.

Nyní je třeba si vybrat, které projekty se mají v této schránce u pluginu zobrazovat.

Můžete jich vybrat více najednou. Uložte a máte hotovo!

Freelo plugin v praxi

U každé příchozí zprávy v SupportBoxu najdete napravo seznam vašich aktivních pluginů – mezi nimi bude i Freelo plugin. Vypadá takto:

Chcete-li z příchozí zprávy vytvořit úkol ve Freelu, klikněte do výběrového okénka pod logem Freela. 

Rozklikněte nabídku Přidat do a vyberte projekt, do kterého má být zpráva jakožto nový úkol přidána. Pokud máte hodně projektů, můžete v tomto poli využít našeptávač. Stačí do pole začít psát počáteční písmena názvů projektů a projekty se vám budou automaticky našeptávat. 

Můžete vyplnit název úkolu (jinak se vytvoří z předmětu zprávy) a napsat poznámku kolegovi. Úkolu můžete nastavit i termín, do kdy má být splněn a vyřešen. 

Uložte tlačítkem Přidat úkol. Za malou chvilku uvidíte nově přidaný úkol s předmětem vašeho e-mailu v pluginu vedle zprávy.

Můžete na něj kliknout – otevře se vám tak přímo jeho detail úkolu ve Freelu. 

Ve Freelu najdete u daného úkolu odkaz, který vás zavede zpět ke zprávě v SupportBoxu.

Notifikace k úkolu budou chodit vždy jen tomu, kdo je danému úkolu přiřazen, koho označíte nebo tomu, kdo má nastaveno u úkolu sledování. Tedy notifikace pak u úkolu standardně dle logiky Freela. 

Také je nutné doplnit, že je potřeba, aby každý uživatel používal pro přihlášení do Freela a i do SupportBoxu jednu a tu samou e-mailovou adresu. A samozřejmě musí být jeho vlastní.

U každého úkolu vytvořeného skrze SupportBox ve Freelo uvidíte, kdo přesně úkol vytvořil, protože zde budete mít doplněné jeho jméno a e-mailovou adresu, které využívá v SupportBoxu.

Úkol půjde do Freela vytvořit i uživateli, který má přístup jen do SupportBoxu a i v tomto případě u úkolu uvidíte jeho jméno a e-mailovou adresu. 

Poznámka: Pokud je někdo z kolegů vedený u konkrétního To-Do listu jako defaultní (výchozí) řešitel, vytvořený úkol ze SupportBoxu se automaticky přiřadí jemu a to i za předpokladu, že u úkolu vyberete libovolného řešitele. V případě, že vám toto chování nevyhovuje a chcete, aby se úkoly přidělovali osobě, kterou jste vybrali v SupportBoxu při vytváření úkolu, je třeba tohoto primárního řešitele odebrat. 

Máte-li jakékoliv dotazy, dejte nám vědět, rádi pomůžeme!