SupportBox je skvělý pomocník na vyřizování nových požadavků. Ale co udělat se zprávami, které máte v původním e-mailu či jiném nástroji?

Řešení je jednoduché - komunikaci je možné do SupportBoxu importovat. Všechny důležité informace o zákazníkovi, samozřejmě včetně historie komunikace, si udržíte pohromadě.

S importem e-mailů vám rádi pomůžeme. Stačí nám zaslat potřebné podklady a o zbytek se postaráme.

Z čeho umíme komunikaci importovat?

  • Klasický e-mailový klient
  • Freshdesk
  • HelpScout

Kolik komunikace je možné naimportovat?

Z pravidla umožňujeme našim klientům importovat 5 000 zpráv na jednoho uživatele.

V případě, že byste potřebovali importovat více zpráv, prosím, obraťte se na nás na e-mailu info@supportbox.cz. Rádi se s vámi domluvíme na individuálním množství importovaných zpráv.

Jaká data doporučujeme importovat? 

Do SupportBoxu doporučujeme importovat aktuální zprávy. Tedy zprávy z posledních dnů, které čekají na dořešení.

Případně pak i složku s důležitými zprávami, které víte, že budete potřebovat v budoucnu.

Import z e-mailového klienta

Asi nejčastěji se setkáváme s importem komunikace z klasických e-mailových klientů. V těchto případech využíváme IMAP import (pokud jej hosting podporuje). Jedná se o nejbezpečnější a nejjednodušší cestu importu.

SupportBox tip: Do SupportBoxu jednoduše importujete zprávy i z vašeho Gmailu - Import zpráv z Gmailu

Podklady pro import:

  • server, kde jsou e-maily
  • port
  • login
  • heslo
  • název schránky v SupportBoxu, do které si přejete komunikaci importovat (případně i název účtu vašeho SupportBoxu)
  • název složky z vašeho původního e-mailového klienta, ze které chcete e-maily importovat, nebo zda jde o základní příchozí složku Inbox
  • počet dní kolik si zpětně přejete importovat
  • v případě, že používáte dvoufázové ověření u Gmailu, je potřeba nám vygenerovat heslo pro SupportBox - přehledný postup zde

Stačí těchto pár podkladů a v horizontu několika málo hodin (maximálně dnů) můžete mít vaše zprávy v SupportBoxu naimportované.

Naimportovat dokážeme:

  • všechny zprávy v libovolné složce
  • přílohy

SupportBox tip: Potřebujete importovat zprávy z Outlook? Využijte náš návod, který vás povede krok za krokem - Import zpráv z Outlooku.

Freshdesk

Import zpráv z Freshdesku je velmi snadný a probíhá pomoci API.

Podklady pro import:

  • tenant klienta (subdoména)
  • API key - je dostupný v profilu uživatele
  • ID schránky, kam chcete tickety importovat

Naimportovat dokážeme:

  • tickety emailů
  • štítky
  • přílohy

V případě importu z Freshdesku dokážeme naimportovat až 9 000 tisíc zpráv.

Help Scout

Komunikaci dokážeme snadno přetáhnout i z vašeho Help Scout helpdeskového nástroje.

Podklady pro import:

  • název vašeho účtu SupportBoxu, případně ID firmy do které budeme komunikaci importovat
  • appID = identifikátor z HelpScoutu
  • appSecret = secret z HelpScoutu
  • názvy schránek z vašeho HelpScout účtu, které si přejete importovat

Důležité upozornění: Schránky ve vašem SupportBoxu musí mít stejné e-mailové adresy jako máte v HelpScout - do těchto schránek pak budou data bez problému importována.

Naimportovat dokážeme:

  • tickety
  • messages
  • štítky (pokud nejsou v SupportBoxu vytvořené, založí se)
  • složky (pokud nejsou v SupportBoxu vytvořené, založí se)
  • přílohy
  • tickety, které nejsou ve vlastních složkách na HelpScout se vloží do složky “Import HelpScout”

Důležité upozornění: Neimportují se Reply-To hlavičky.

SupportBox tip: Rádi byste si naimportovali zprávy z vašeho Thunderbird účtu? Návod pro vás máme zpracovaný zde - Import zpráv z Thunderbirdu.

Kam poslat podklady?

Veškeré podklady pro import nám prosím zašlete na náš e-mail info@supportbox.cz.

Jakmile nám podklady dorazí, nejprve vám vše potvrdíme a následně se pustíme do importu.

Co následuje po importu?

Jakmile bude import úspěšně dokončen, budeme vás informovat. Importovanou komunikaci uvidíte ve složce Import.

Se zprávami budeme moci dále normálně pracovat podle vašich potřeb.

Práce s importovanou komunikací

Jednotlivé tickety můžete dále zpracovávat a pracovat s nimi, jako s nově příchozí komunikací.

  • Klientovi můžete odpovědět.
  • Zprávu můžete přeposlat.
  • Přidávat můžete také interní poznámky.

  • K ticketům můžete přidávat štítky.

  • Zprávy můžete delegovat na kolegy.

  • Můžete měnit stav ticketu z Nový na Vyřešen či Čekající.

  • V případě potřeby můžete na tickety aplikovat i ruční pravidla, která vám umožní provést se zprávou více akcí najednou.