Aplikace SupportBox má spousty funkcí, které vám usnadňují práci. Velmi důležitou a užitečnou funkcí je Poznámka.

Tato poznámka slouží pouze pro interní komunikaci ve firmě mezi jednotlivými uživateli SupportBoxu. Text, který do poznámky napíšete, se nikdy nedostane ke klientovi. 

Příklady použití poznámky: 

  • Pouze pro vás – například informace k danému ticketu z telefonu nebo osobního setkání. 
  • Pro kolegu – ideální v případě, že s úkolem potřebujete poradit od kolegy. 
  • Při zaučování nového kolegy – kolega ve zkušební době může své odpovědi psát nanečisto. Odpověď zpracuje do poznámky a vám ji přiřadí ke kontrole. Zaučování kolegy tak budete mít plně pod kontrolou. 
  • Snadné delegování bez nutnosti ticket přeposílat – další skvělý důvod proč používat Poznámku je, že při tomto postupu, na rozdíl od klasického přeposílání ze schránky do schránky, nevzniká žádné FWD v předmětu zprávy, a tím pádem vždy odpovídáte přímo zákazníkovi. 

SupportBox tip: Pracujte s poznámkami také ve vašem live chatu nebo telefonech.  

Jak Poznámku přidat 

Možnost přidat Poznámku naleznete vždy v detailu ticketu, který máte právě otevřený. Konkrétně jde o ikonu tužky vpravo nahoře nad textovým polem pro odpověď. 

Po kliknutí na ikonu Poznámky se zobrazí textové okno, kam můžete napsat vaši Poznámku.

A aby bylo na první pohled zřejmé, že píše Poznámku, je textové pole podbarvěno žlutě. 

Pokud máte Poznámku napsanou, můžete ticket rovnou i s Poznámkou přiřadit sobě nebo někomu z kolegů.  

Uživatele vyberete jednoduše po rozkliknutí nabídky uživatelů v políčku Nepřiřazovat hned pod Poznámkou. Můžete také rovnou Změnit stav ticketu, pokud vám právě nastavený stav nevyhovujete. Nebo si můžete k Poznámce nastavit Připomenutí. 

Poznámku přidáte kliknutím na žluté tlačítko Přidat poznámku.  

Ticket se takto i s Poznámkou dostane přímo k vám nebo ke kolegovi, které mu jste ji přiřadili. Díky Poznámce ví přesně, co má s ticketem dělat a buď jej může vyřešit sám nebo vám ho může přidělit zpět se svou reakcí.

Do Poznámky můžete přidávat bez obav i přílohy – ani ty se k zákazníkovi nedostanou. 

Poznámku vždy bezpečně poznáte podle žlutého podbarvení, které je podpořeno ještě žlutým proužkem ve vláknu komunikace na levé straně.

Vpravo pak vidíte kdo a kdy Poznámku k ticketu přidal. 

Jak Poznámku upravit

V neposlední řadě máte také možnost již přidanou Poznámku upravit.

Poznámku může vždy upravit pouze ten uživatel, který danou Poznámku napsal a přidal. Není možné upravovat Poznámky, které přidal někdo z vašich kolegů. 

Klikněte na ikonu tužku pro možnost Upravit.

Obratem se vám otevře textové pole s danou Poznámkou, kde můžete upravit její znění. V tomto kroku můžete případně ještě její přidělení či stav. 

Jakmile budete mít hotovo, potvrďte změny tlačítkem Upravit. 

Poznámka se vám hnedka upraví a zároveň i uvidíte informaci o tom, že Poznámka byla upravena.

A pokud je vám něco nejasné a potřebujete poradit, obraťte se na nás! Rádi vám vše vysvětlíme.