Aplikace SupportBox má spousty funkcí, které vám usnadňují práci. Velmi důležitou a užitečnou funkcí je Poznámka.
Tato poznámka slouží pouze pro interní komunikaci ve firmě mezi jednotlivými uživateli SupportBoxu. Text, který do poznámky napíšete, se nikdy nedostane ke klientovi.
Příklady použití poznámky:
- Pouze pro vás – například informace k danému ticketu z telefonu nebo osobního setkání.
- Pro kolegu – ideální v případě, že s úkolem potřebujete poradit od kolegy.
- Při zaučování nového kolegy – kolega ve zkušební době může své odpovědi psát nanečisto. Odpověď zpracuje do poznámky a vám ji přiřadí ke kontrole. Zaučování kolegy tak budete mít plně pod kontrolou.
- Snadné delegování bez nutnosti ticket přeposílat – další skvělý důvod proč používat Poznámku je, že při tomto postupu, na rozdíl od klasického přeposílání ze schránky do schránky, nevzniká žádné FWD v předmětu zprávy, a tím pádem vždy odpovídáte přímo zákazníkovi.
SupportBox tip: Pracujte s Poznámkami také ve vašem live chatu!
Jak Poznámku přidat
Možnost přidat Poznámku naleznete vždy v detailu ticketu, který máte právě otevřený. Konkrétně jde o ikonu tužky vpravo nahoře nad textovým polem pro odpověď.
Po kliknutí na ikonu Poznámky se zobrazí textové okno, kam můžete napsat vaši Poznámku.
Pokud máte Poznámku napsanou, můžete ticket rovnou i s Poznámkou přiřadit sobě nebo někomu z kolegů.
Uživatele vyberete jednoduše po rozkliknutí nabídky uživatelů v políčku Nepřiřazovat hned pod Poznámkou. Můžete také rovnou Změnit stav ticketu, pokud vám právě nastavený stav nevyhovujete.
Poznámku přidáte kliknutím na žluté tlačítko Přidat poznámku.
Ticket se takto i s Poznámkou dostane přímo k vám nebo ke kolegovi, které mu jste ji přiřadili. Díky Poznámce ví přesně, co má s ticketem dělat a buď jej může vyřešit sám nebo vám ho může přidělit zpět se svou reakcí.
Do Poznámky můžete přidávat bez obav i přílohy – ani ty se k zákazníkovi nedostanou.
Poznámku vždy bezpečně poznáte podle žlutého podbarvení, které je podpořeno ještě žlutým proužkem ve vláknu komunikace na levé straně.
Vpravo pak vidíte kdo a kdy Poznámku k ticketu přidal.
Jak Poznámku upravit
V neposlední řadě máte také možnost již přidanou Poznámku upravit.
Poznámku může vždy upravit pouze ten uživatel, který danou Poznámku napsal a přidal. Není možné upravovat Poznámky, které přidal někdo z vašich kolegů.
Klikněte na ikonu tužku pro možnost Upravit.
Obratem se vám otevře textové pole s danou Poznámkou, kde můžete upravit její znění. V tomto kroku můžete případně ještě její přidělení či stav.
Jakmile budete mít hotovo, potvrďte změny tlačítkem Upravit.
Poznámka se vám hnedka upraví a zároveň i uvidíte informaci o tom, že Poznámka byla upravena.
A pokud je vám něco nejasné a potřebujete poradit, obraťte se na nás! Rádi vám vše vysvětlíme.