Pokud jste přidali vaše kolegy a do vaší schránky vám přišly první zprávy, je na čase poznat, co vše s nimi v SupportBoxu můžete dělat.
Příchozí zprávu můžete:
- přidat zprávu do některé z vašich Vlastních nebo Virtuálních složek.
- přidělit jí vašemu kolegovi nebo kolegyni k vyřízení (a případně k ní připsat kolegovi interní poznámku)
- označit jako vyřízenou – přestane vám svítit jako nevyřízená ve vaší schránce a archivuje se pro budoucí účely
- nastavit jako čekající – například čekáte na informaci o kolegy – klientovi můžete odpovědět, ale zpráva tak na sebe bude upozorňovat, abyste na ní zcela nezapomněli
- označit jako spam
- vyhodit do koše
- přiřadit správě štítek – tím si můžete vytvořit svou virtuální kartotéku – vždy když pak budete hledat všechny e-maily k danému tématu, máte je okamžitě po ruce. (Příklad štítku – Reklamace, Spokojený zákazník – dobrá reference, Návrh na vylepšení e-shopu nebo služby, a podobně)
- samozřejmě na ní také můžete odpovědět
- můžete na ni odpovědět a přesto ji označit jako novou (například upokojení zákazníka, že o jeho problému víte a napíšete mu, jakmile bude problém vyřešen)
- přeposlat ji někomu dalšímu
- přesunout zprávu do jiné složky
Podívejte se, jak provést tyto úkony:
Vlastní složka
Složky v Supportboxu jsou vlastně jiným pohledem na zprávy, které jsou vždy k dispozici i na svém původním místě. Nebojte se proto experimentovat a vytvářet si kombinace, které vám mohou pomoci v přehlednosti.
Přidělení zprávy
Ve vašem týmu by měl být vždy někdo, kdo ví, co má který člověk na starosti. Tato osoba zkontroluje každou příchozí zprávu a přidělí jí tomu správnému člověku.
Pokud někdo žádá o vystavení faktury, přidělíte e-mail vaší účetní, jde-li například o informaci o chybě na vašem webu, pošlete jí programátorovi.
Neustále máte přehled o tom, v jakém stavu jsou vaše zprávy – a můžete si přečíst i odpovědi ostatních kolegů.
Klikněte na symbol panáčka nad vaší zprávou a vyberte ze seznamu kolegu, kterému chcete úkol přidělit.
SupportBox Tip: Pokud kolega ještě není součástí vašeho týmu, jednoduše mu pošlete pozvánku a přidejte jej. Kolegům můžete také nastavovat různé pravomoce.
Vaše zpráva se po té, co u ní vyberete Přidělit – a vyberete konkrétního kolegu, přesune do složky Přidělené. Zprávu můžete samozřejmě i přidělit sami sobě – pokud zrovna nemáte čas, nebo ty správné informace pro okamžitou odpověď. V tomto případě se zpráva přesune do složky Moje.
Zpráva je vyřízena – nebo čeká na zpracování
Přišla vám zpráva, která je pouze informativní a není potřeba na ní odpovídat? Pokud si přejete mít zprávu nadále archivovanou, označte ji jako vyřešenou.
V SupportBoxu vám tak zpráva zůstane. Napíše-li vám stejný klient někdy v budoucnu, uvidíte vždy přehledně v pravém sloupci od dané zprávy seznam dalších e-mailů, které vám poslal. Snadno si tak jeho případ připomenete a vaše práce bude rychlejší i efektivnější – zajisté to ocení i klient!
Přidáme zprávě štítek
Používání štítků je v SupportBoxu opravdu jednoduché. Umožňuje vám rozřadit si vaše zprávy do virtuální kartotéky – stejně jako v knihovně. Pomocí štítků také můžete dodat zprávě kontext a souvislosti. Díky štítkům tak může připravené pro další použití.
Odpovídáme na zprávu
Pod každou zprávou, která vám do SupportBoxu dorazí, najdete pole pro odpověď. Nad tímto polem jsou v pravém horním rohu tři ikonky:
- Šipka směřující vlevo = odpovědět odesílateli.
- Blok s tužkou = přidat interní poznámku – napište poznámku k této zprávě pro vašeho kolegu. Odesílatel tuto poznámku neuvidí.
- Šipka směřující vpravo = přeposlat zprávu
Ve zprávě můžete text upravovat takto:
- Ikonka B – ztučnění písma (Bold)
- Ikonka I – kurzíva (Italics)
- Ikonka podtržené U – podtrženo (Underline)
- Tečky a čárky – vytvořit seznam – body
- Číslice a čárky – vytvořit číslovaný seznam
- Odstavec – zvetšení odsazení od okraje
- Odstavec – zmenšení odsazení od okraje
- Řetěz – vložení odkazu na webovou stránku
- List s přehnutým okrajem – vložení souboru z počítače = přílohy
- Špičaté závorky – vložení vlastního html kódu – můžete upravovat klasickými tagy (Css)
- Připravené odpovědi – vloží automaticky odpověď, kterou jste si sami připravili dříve.
Barevné rozlišení jednotlivých ticketů ve schránce
Ve vaší schránce si můžete povšimnout, že tickety mají různé barvy. Je to z toho důvodu, abyste hned na první pohled vizuálně odlišili o jaké zprávy se jedná.
Barevné rozlišení je následující:
- Zelená = nový ticket
- Žlutá = interní poznámka
- Tmavě modrá = reakce podpory
Je vám cokoli nejasného? Napište nám. Rádi vám pomůžeme.