Pokud jste přidali vaše kolegy a do vaší schránky vám přišly první zprávy, je na čase poznat, co vše s nimi v SupportBoxu můžete dělat.

Příchozí zprávu můžete:

  • přidat zprávu do některé z vašich Vlastních nebo Virtuálních složek.
  • přidělit jí vašemu kolegovi nebo kolegyni k vyřízení (a případně k ní připsat kolegovi interní poznámku)
  • označit jako vyřízenou – přestane vám svítit jako nevyřízená ve vaší schránce a archivuje se pro budoucí účely
  • nastavit jako čekající – například čekáte na informaci o kolegy – klientovi můžete odpovědět, ale zpráva tak na sebe bude upozorňovat, abyste na ní zcela nezapomněli
  • označit jako spam
  • vyhodit do koše
  • přiřadit správě štítek – tím si můžete vytvořit svou virtuální kartotéku – vždy když pak budete hledat všechny e-maily k danému tématu, máte je okamžitě po ruce. (Příklad štítku – Reklamace, Spokojený zákazník – dobrá reference, Návrh na vylepšení e-shopu  nebo služby, a podobně)
  • samozřejmě na ní také můžete odpovědět
  • můžete na ni odpovědět a přesto ji označit jako novou (například upokojení zákazníka, že o jeho problému víte a napíšete mu, jakmile bude problém vyřešen)
  • přeposlat ji někomu dalšímu
  • přesunout zprávu do jiné složky

Podívejte se, jak provést tyto úkony:

Vlastní složka

Složky v Supportboxu jsou vlastně jiným pohledem na zprávy, které jsou vždy k dispozici i na svém původním místě. Nebojte se proto experimentovat a vytvářet si kombinace, které vám mohou pomoci v přehlednosti. 

Přidělení zprávy

Ve vašem týmu by měl být vždy někdo, kdo ví, co má který člověk na starosti. Tato osoba zkontroluje každou příchozí zprávu a přidělí jí tomu správnému člověku.

Pokud někdo žádá o vystavení faktury, přidělíte e-mail vaší účetní, jde-li například o informaci o chybě na vašem webu, pošlete jí programátorovi.

Neustále máte přehled o tom, v jakém stavu jsou vaše zprávy – a můžete si přečíst i odpovědi ostatních kolegů.

Klikněte na symbol panáčka nad vaší zprávou a vyberte ze seznamu kolegu, kterému chcete úkol přidělit.

SupportBox Tip: Pokud kolega ještě není součástí vašeho týmu, jednoduše mu pošlete pozvánku a přidejte jej.  Kolegům můžete také nastavovat různé pravomoce.

Vaše zpráva se po té, co u ní vyberete Přidělit – a vyberete konkrétního kolegu, přesune do složky Přidělené. Zprávu můžete samozřejmě i přidělit sami sobě – pokud zrovna nemáte čas, nebo ty správné informace pro okamžitou odpověď. V tomto případě se zpráva přesune do složky Moje.

Zpráva je vyřízena – nebo čeká na zpracování

Přišla vám zpráva, která je pouze informativní a není potřeba na ní odpovídat? Pokud si přejete mít zprávu nadále archivovanou, označte ji jako vyřešenou.

V SupportBoxu vám tak zpráva zůstane. Napíše-li vám stejný klient někdy v budoucnu, uvidíte vždy přehledně v pravém sloupci od dané zprávy seznam dalších e-mailů, které vám poslal. Snadno si tak jeho případ připomenete a vaše práce bude rychlejší i efektivnější – zajisté to ocení i klient!

Přidáme zprávě štítek

Používání štítků je v SupportBoxu opravdu jednoduché. Umožňuje vám rozřadit si vaše zprávy do virtuální kartotéky – stejně jako v knihovně. Pomocí štítků také můžete dodat zprávě kontext a souvislosti. Díky štítkům tak může připravené pro další použití.

Odpovídáme na zprávu

Pod každou zprávou, která vám do SupportBoxu dorazí, najdete pole pro odpověď. Nad tímto polem jsou v pravém horním rohu tři ikonky:

  • Šipka směřující vlevo = odpovědět odesílateli.
  • Blok s tužkou = přidat interní poznámku – napište poznámku k této zprávě pro vašeho kolegu. Odesílatel tuto poznámku neuvidí.
  • Šipka směřující vpravo = přeposlat zprávu

Ve zprávě můžete text upravovat takto:

  • Ikonka B – ztučnění písma (Bold)
  • Ikonka I – kurzíva (Italics)
  • Ikonka podtržené U – podtrženo (Underline)
  • Tečky a čárky – vytvořit seznam – body
  • Číslice a čárky – vytvořit číslovaný seznam
  • Odstavec – zvetšení odsazení od okraje
  • Odstavec – zmenšení odsazení od okraje
  • Řetěz – vložení odkazu na webovou stránku
  • List s přehnutým okrajem – vložení souboru z počítače = přílohy
  • Špičaté závorky – vložení vlastního html kódu – můžete upravovat klasickými tagy (Css)
  • Připravené odpovědi – vloží automaticky odpověď, kterou jste si sami připravili dříve.