Chodí vám opravdu velké množství e-mailů a vy se v nich nechcete probírat?

Nechte si je u nás roztřídit už při příchodu – SupportBox to rád udělá za vás!

Příklady použití:

  1. Používáte mnoho alias schránek (fakturace@vasefirma.cz, aukro@vasefirma.cz, objednavky@vasefirma.cz, reklamy@vasefirma.cz a podobně), ve skutečnosti to nejsou samostatné mailové schránky. SupportBox vám je roztřídí pod jednotlivé štítky.
  2. Chcete, aby vám odpovědi na soutěž automaticky vyřizoval kolega. SupportBox je automaticky přiřadí kolegovi, pokud budou mít v předmětu zprávy slovo Soutěž.
  3. Chcete, aby všechny e-maily, které vám přijdou od určitého odesílatele (např. automatická fakturace, tipy z blogu, který sledujete, a podobně) automaticky chodily do vlastní složky – a až budete mít čas, vyřídíte si je.

Pravidla můžete nastavit vždy k jedné konkrétní schránce.

Klikněte na ikonku ozubeného kolečka v levém spodním rohu a vyberte název schránky, u které chcete pravidla nastavit. 

V horní liště vyberte záložku Pravidla.

Klikněte na zelené tlačítko s nápisem Přidat aktivní pravidlo.

Otevře se vám náhled na dvě možnosti, jak se má nové pravidlo chovat – zda se má spouštět při příjmu zpráv, nebo zda se má spouštět ručně. 

Vyberete-li spuštění při příjmu, bude potřeba říci, kdy se má pravidlo spustit. 

Ve výběru přidat pravidlo definujete podmínku akce – co se má stát s daným ticketem. Můžete si těchto podmínek nastavit více najednou.

SupportBox Tip: Více o ručně spouštěných pravidlech se dočtete v samostatném návodu.

U automatických pravidel můžete vybírat z těchto podmínek: 

  • Datum vytvoření 
  • Odesílatel 
  • Adresa pro odpověď 
  • Adresát
  • Předmět 
  • Text 
  • Přiřazený uživatel 

U automatických pravidel můžete vybírat z těchto akcí: 

  • Štítek 
  • Vlastní složka 
  • Odstranit přiřazené vlastní složky 
  • Přiřadit 
  • Stav 
  • Priorita
  • Přesunout zprávu do koše
  • Přesunout zprávu do schránky
  • Přeposlat
  • Přidat vlastní poznámku
  • Odeslat odpověď – v případě akce Odeslat odpověď je nutné mít nejprve zpracovanou Připravenou odpověď. A pokud příchozí ticket splní vámi nastavené podmínky v pravidle, pak se tato vaše odpověď odešle zákazníkovi. Také si můžete nastavit, kdo z kolegů se má zobrazovat jako autor odpovědi. Jestliže ale pravidlo spustíte ručně, bude jako autor zprávy vždy uveden uživatel, který pravidlo aplikoval, nikoliv ten, který je nastaven v pravidle. 

Pokud zvolíte akci Přeposlat, tak přeposlaná zpráva vám automaticky spadne do Vyřešených (toto je dáno fixně a není možné stav přeposlané zprávy změnit), ovšem můžete si pomocí pravidel individuálně nastavit, co se má stát se zprávou původní. Provedete to jednoduše tak, že přidáte další akci - Stav a nastavíte si stav (Vyřešená, Čekající), který vám vyhovuje. V případě, že žádný stav nenastavíte, bude původní zpráva stále ve složce Nové čekat až ji zpracujete ručně. 

Příklad z praxe:

Adresát – Když adresát je mujemail@firma.cz a zároveň Předmět – Když předmět obsahuje Soutěž.

Nyní je potřeba říci, co má pravidlo udělat – vybrat v možnosti Přidat akci. Opět můžete vybrat více akcí najednou.

Můžete například chtít, aby se automaticky přidělil určitý štítek, aby se zpráva přiřadila do vlastní složky, nebo aby byla přiřazena některému z kolegů.

Nezapomeňte nové pravidlo uložit.

Od této chvíle vaše nové pravidlo platí pro všechny nově příchozí zprávy, které splňují vámi zadané podmínky.

V následujícím výpisu, v nastavení pravidel, pak vždy uvidíte název daného pravidla, zadané podmínky i jeho typ – zda je ruční, či automatické při příjmu zprávy.

Videonávod

 

V případě dotazů prosím pište - rádi vám pomůžeme.