Chodí vám opravdu velké množství e-mailů a vy se v nich nechcete probírat?
Nechte si je u nás předtřídit už při příchodu – SupportBox to rád udělá za vás!
Příklady použití:
- Používáte mnoho alias schránek (fakturace@vasefirma.cz, aukro@vasefirma.cz, objednavky@vasefirma.cz, reklamy@vasefirma.cz a podobně), ve skutečnosti to nejsou samostatné mailové schránky. SupportBox vám je roztřídí pod jednotlivé štítky.
- Chcete, aby vám odpovědi na soutěž automaticky vyřizoval kolega. SupportBox je automaticky přiřadí kolegovi, pokud budou mít v předmětu zprávy slovo Soutěž.
- Chcete, aby všechny e-maily, které vám přijdou od určitého odesílatele (např. automatická fakturace, tipy z blogu, který sledujete, a podobně) automaticky chodily do vlastní složky – a až budete mít čas, vyřídíte si je.
Pravidla můžete nastavit vždy k jedné konkrétní schránce.
Klikněte na ikonku ozubeného kolečka v levém spodním rohu a vyberte název schránky, u které chcete pravidla nastavit.
V horní liště vyberte záložku Pravidla.
Klikněte na zelené tlačítko s nápisem Přidat aktivní pravidlo.
Otevře se vám náhled na dvě možnosti, jak se má nové pravidlo chovat – zda se má spouštět při příjmu zpráv, nebo zda se má spouštět ručně.
Vyberete-li spuštění při příjmu, bude potřeba říci, kdy se má pravidlo spustit.
Ve výběru přidat pravidlo definujete podmínku akce – co se má stát s daným ticketem. Můžete si těchto podmínek nastavit více najednou.
SupportBox Tip: Více o ručně spouštěných pravidlech se dočtete v samostatném návodu.
U automatických pravidel můžete vybírat z těchto podmínek:
- Datum vytvoření
- Odesílatel
- Adresa pro odpověď
- Adresát
- Předmět
- Text
- Přiřazený uživatel
U automatických pravidel můžete vybírat z těchto akcí:
- Štítek
- Vlastní složka
- Odstranit přiřazené vlastní složky
- Přiřadit
- Stav
- Přesunout zprávu do koše
- Přesunout zprávu do schránky
- Přeposlat
Pokud zvolíte akci Přeposlat, tak přeposlaná zpráva vám automaticky spadne do Vyřešených (toto je dáno fixně a není možné stav přeposlané zprávy změnit), ovšem můžete si pomocí pravidel individuálně nastavit, co se má stát se zprávou původní. Provedete to jednoduše tak, že přidáte další akci - Stav a nastavíte si stav (Vyřešená, Čekající), který vám vyhovuje. V případě, že žádný stav nenastavíte, bude původní zpráva stále ve složce Nové čekat až ji zpracujete ručně.
Příklad z praxe:
Adresát – Když adresát je mujemail@firma.cz a zároveň Předmět – Když předmět obsahuje Soutěž.
Nyní je potřeba říci, co má pravidlo udělat – vybrat v možnosti Přidat akci. Opět můžete vybrat více akcí najednou.
Můžete například chtít, aby se automaticky přidělil určitý štítek, aby se zpráva přiřadila do vlastní složky, nebo aby byla přiřazena některému z kolegů.
Nezapomeňte nové pravidlo uložit.
Od této chvíle vaše nové pravidlo platí pro všechny nově příchozí zprávy.
V případě potřeba rádi pomůžeme - napište nám.