Stává se vám, že se vás vaši klienti ptají stále na stejné otázky?

Použijte našeho šikovného pomocníka – Připravené odpovědi.

Jsou dvě možnosti, jak se k Připraveným odpovědím dostanete:

  1. U každého ticketu, na který odpovídáte, nového ticketu nebo u nového požadavku.
  2. V nastavení schránky.

Kdo má k Připraveným odpovědím přístup?

  • Zakladatel
  • Správce
  • Uživatel, kterému jsou v rámci konkrétní schránky nastaveny pravomoce správce (Uživatel se dostane do nastavení schránky kvůli šablonám. Ostatní práva jsou mu ale zachována jako uživatelská.)

SupportBox tip: Přečte si více o tom, jaké jsou v SupportBoxu možnosti pravomocí v článku Uživatelské úrovně v SupportBoxu.

Připravené zprávy u odpovědi nebo u nové zprávy

Pokud odpovídáte na konkrétní zprávu nebo píšete zcela novou zprávu, najde ikonu Připravených zpráv v horní liště s ikonkami pro editaci zprávy.

Použití je snadné – kliknutím na ikonku Připravené odpovědi se vám zobrazí následující nabídka.

Zde si můžete přidat zcela nové připravené odpovědi, nebo se proklikem dostat do úprav všech stávajících připravených šablon.

Případně si můžete vytvořit připravenou odpověď z právě rozepsané zprávy.

Pokud budete vytvářet šablonu z rozepsané zprávy, nezapomeňte vyplnit pole Název (interní) a změny potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit. 

Jestliže máte připravenou odpověď již zpracovanou a chcete ji použít, jednoduše ji vyhledejte v nabídce a klikněte na ni. Do textové pole se vám vloží připravená textace.

SupportBox tip: Nezapomeňte vždy přidat alespoň oslovení konkrétního zákazníka. Klient by nikdy neměl poznat, že se jedná o připravenou odpověď. 

Ušetříte tak mnoho času, který můžete věnovat dalším klientům nebo jiným aktivitám.

Připravené zprávy v nastavení schránky

Potřebujete přidat větší množství Připravených zpráv? Přidejte si je přehledně a rychle z nastavení schránky.

Klikněte vlevo dole na ikonku ozubeného kolečka pro Nastavení, a následně na název dané schránky, kde si odpovědi chcete nachystat.

Následně v horním menu vyberte položku Připravené odpovědi.

Přidejte novou připravenou odpověď kliknutím na tlačítko Vytvořit připravenou odpověď.

Nyní si můžete nachystat vaši připravenou odpověď.

V šabloně pro připravenou odpověď můžete vyplnit: 

  • Název (interní) – název šablony slouží jen pro vaší interní orientaci.
  • Předmět – předmět zprávy se automaticky doplní pouze v případě Nové zprávy. Jinak bude vždy zachován předmět, který je u zprávy již doplněný.  
  • Text – znění připravené odpovědi. 
  • Nadřazená připravená odpověď – připravenou zprávu si rovnou můžete zařadit i do konkrétní kategorie pro lepší přehlednost (podrobnosti viz níže).
  • Štítek – k šablonám si můžete rovnou přidat štítky. 
  • Přidat přílohu – a samozřejmě můžete přiložit i přílohu (podrobnosti viz níže). 

SupportBox tip: Pro inspiraci využívání štítků v praxi doporučujeme náš článek K čemu se hodí štítky nebo Štítky – nástroj pro zrychlení i získání informací.

Kategorie (nadřazené zprávy) u připravených zpráv

U připravených odpovědí si můžete vytvořit kategorie (nadřazené zprávy).

Nadřazená zpráva bude z pravidla prázdná, slouží pouze jako nadpis dané skupiny, ve které se nachází konkrétní připravené odpovědi. 

Poznámka: Pokud by se stalo, že nadřazenou zprávu přeci jen budete mít vyplněnou a bude obsahovat vaše sdělení, záměrně se vám textaci nepodaří vložit do zprávy. Pamatujte, že nadřazená zpráva slouží pouze jako nadpis. 

Nadřazenou zprávou se nemůže stát již jednou podřazená zpráva – je tedy možné vytvořit pouze dvě úrovně zpráv.

Takto pak může vypadat seznam vašich zpráv:

Přidejte k připravené odpovědi přílohu

Pokud si chcete ušetřit ještě více času, přidejte si k připravené odpovědi také přílohu. Je potřeba si nejprve zprávu připravit, uložit ji a následně už v editaci zprávy budete mít možnost přidat i přílohu.

Kopírování připravených odpovědí do dalších schránek

V seznamu připravených odpovědí máte k dispozici tlačítko Kopírovat do... pomocí kterého si automaticky zkopírujete vybranou připravenou odpověď do jiné schránky. 

Jakmile na Kopírovat do... kliknete, zobrazí se vám nabídka všech vašich e-mailových schránek. Následně klikněte na název schránky, do které si přejete připravenou odpovědi nakopírovat. 

Následně se vám zobrazí upozornění, zda jste si kopírováním opravdu jistí. Pokud tomu tak z vaší strany opravdu je, upozornění potvrďte a máte hotovo! Připravenou odpověď máte zkopírovanou i ve vybrané schránce. 

Máte nějaké otázky? Zavolejte nám, nebo napište, rádi pomůžeme.