Hledáte zprávy, které obsahují něco konkrétního, jsou přiřazeny určitému kolegovi, přišly v určitém termínu, nebo splňují jinou specifickou podmínku? Použijte uživatelský filtr.

Tuto funkci si můžete nastavit ikonkou trychtýře. Najdete ji v základním pohledu na vaši schránku – klikněte v levém menu na název schránky a ikonku trychtýře pak uvidíte vpravo nahoře, nad zprávami.

Po kliknutí na ikonu trychtýře se vám zobrazí tlačítko Přidat pravidlo. Klepnutím na toto tlačítko se vám zobrazí nabídka pravidel, podle kterých je možné zprávy filtrovat. 

Pravidla jsou rozdělena do tří základních skupin.

Všeobecné 

  • Číslo ticketu 
  • Nacházející se v koši 
  • Předmět 
  • Stav 
  • Štítek 
  • Text 
  • Vlastní složka 
  • Obsahující odpověď
  • Obsahující přílohu
  • Priorita

Lidé 

  • Adresát 
  • Kopie
  • Odesílatel 
  • Odpověděl 
  • Přiřazeno 

Datum 

  • Datum poslední aktivity zákazníka 
  • Poslední aktivita zákazníka (relativní)
  • Poslední aktivita operátora (relativní)
  • Datum smazání 
  • Datum vytvoření 
  • Stáří ticketu

Při filtrování zpráv si můžete vybrat i více podmínek přesně tak, jak budete potřebovat. Jednu po druhé přidáte tlačítkem Přidat pravidlo. 

Následný seznam podmínek pro filtr může vypadat třeba takto:

U každého pravidla máte možnosti dalšího výběru pro upřesnění definice podmínky (slovesa je/není/obsahuje a podobně). Ve druhé části se vám buď zobrazí konkrétní výrazy nebo můžete psát i vaše vlastní. 

SupportBox tip: Další tipy pro snadné vyhledávání najdete v našem článku SupportBox nenašel hledaný výraz.  

V případě, že se například překliknete či přidáte pravidlo navíc, smažete jej jednoduše kliknutím na červené tlačítko s ikonkou koše na konci řádku. 

Až budete mít vše připraveno, můžete pravidlo rovnou aplikovat kliknutím na tlačítko Filtrovat. 

Jestliže víte, že filtr budete používat pravidelně, můžete si jej uložit pro příště pomocí tmavě modrého tlačítka Uložit filtr.

Před uložením filtru je potřeba si jej pojmenovat. Uložené filtry se váží pouze k danému účtu. 

Jiné filtry můžete mít nastaven vy a úplně jiné filtry může mít nastaven váš kolega.

Pojmenovat si jej tedy můžete, jak uznáte za vhodné. Pro pojmenování použijte políčko Název filtru a dále klikněte na tlačítko Uložit. 

Uložením filtru ušetříte spoustu času, protože jej budete mít připraven k okamžitému použití. K uloženým filtrům se dostanete pomocí ikonky trychtýře, jak jste zvyklí. 

Uložené filtry uvidíte hned vedle tlačítka Přidat pravidlo. Pro použití filtru stačí kliknout na daný filtr. 

Filtry fungují napříč celou aplikací. To znamená, že uložený filtr budete mít k dispozici ve všech vašich schránkách a složkách.  

Využít je ale můžete i ve fulltextovém vyhledávání.  

Filtr budete mít aplikovaný do té doby než jej zrušíte kliknutím na tlačítko Zrušit filtr. 

Nemusíte se bát, že by vám filtrování smazalo, nebo přesunulo některé zprávy. Slouží opravdu pouze jako výběr určitých zpráv, se kterými můžete dále pracovat – přiřadit jim hromadně štítky, označit je jako vyřízené, přidělit je kolegovi a podobně.

SupportBox tip: Potřebujete automaticky přiřazovat nebo jinak zpracovávat určité nově příchozí zprávy? Použijte Pravidla. Chcete, aby vám určité zprávy, které už máte ve schránce automaticky padaly do jedné složky? Použijte Virtuální složku.

Je vám něco nejasného? Napište nám na e-mail info@supportbox.cz. Rádi vám pomůžeme.