Virtuální složka  – automatický filtr vašich zpráv.

Virtuální složky v Supportboxu jsou vlastně jiným pohledem na zprávy, které jsou vždy k dispozici i na svém původním místě. Nebojte se proto experimentovat a vytvářet si kombinace, které vám mohou pomoci v přehlednosti.

SupportBox Tip: Více obecných informací ke složkám v SupportBoxu najdete zde.

Ve Virtuální složce si můžete nadefinovat jedno nebo několik pravidel, které vám snadno rozřadí vaše stávající zprávy i zprávy nově příchozí do vámi požadovaných skupin.

Jak vytvořit Virtuální složku?

V levém spodním rohu aplikace klikněte na ikonu ozubeného kolečka pro Nastavení a zvolte schránku, kde si Virtuální složku přejete přidat.

Poté z horního nabídky klikněte na záložku Složky.

Nyní klikněte na zelené tlačítko Přidat virtuální složku.

Zde si vyplňte Název Virtuální složky a poté kliknutím na tlačítko Přidat pravidlo si nastavíte potřebné pravidla a podmínky zobrazených ticketů. 

Můžete filtrovat podle:

  • Číslo ticketu 
  • Nacházející se v koši 
  • Předmět 
  • Stav 
  • Štítek 
  • Text 
  • Vlastní složka 
  • Obsahující přílohu
  • Adresát 
  • Odesílatel 
  • Odpověděl 
  • Přiřazeno 
  • Datum poslední aktivity zákazníka 
  • Datum smazání 
  • Datum vytvoření 
  • Stáří ticketu

Tato a další pravidla se mohou kombinovat, v rámci jedné složky si jich můžete přidat několik.

Aktuálně platí to, že se pravidla sčítají – to znamená, že filtr provede všechna pravidla najedou. Proto je nutné, aby podmínky byly splněny na 100%. 

Jakmile budete mít zadaná všechny pravidla klikněte na Uložit a máte hotovo. Virtuální složku máte přidanou. 

Vytvořenou Virtuální složku ihned uvidíte na levé straně v přehledu vašich schránek. 

Jak použít Virtuální složku v praxi?

V praxi to znamená, že si například vytvoříte filtr Vyřízeno – duben 2020, ve kterém definujete, že chcete vidět zprávy z dubnu 2020, které byly přiděleny kolegovi Karlovi a on je vyřídil.

V nastavení Virtuální schránky je nutné přidat odpovídají pravidla, abyste viděli tickety, které potřebujete. 

  • když zpráva má některý stav – vyřešený
  • když přiřazený uživatel – je – uživatel Karel
  • když datum vytvoření zprávy je novější než –  v kalendáři vyberete požadované datum
  • když datum vytvoření zprávy je starší než –  v kalendáři vyberete požadované datum

Všechny tyto zprávy pak budou obsaženy v nově vytvořené Virtuální složce.

Upozornění: 
Ruční přiřazení zprávy do složky je možné pouze v rámci Vlastních složek. V rámci Virtuálních složek není možné přiřadit zprávu do složky ručně.

Virtuální složky, které vytvoříte, fungují jako filtr – vaše zprávy vždy najdete i v jejich původních umístěných, složka je jen odrazem, který ukazuje určitou část schránky.

Jak Virtuální složku smazat? 

Ve vašem SupportBoxu klikněte v levém spodním rohu a ikonu ozubeného kolečka pro Nastavení a vyberte schránku, kde si přejete vlastní složku editovat. 

Nyní v horním menu klikněte na záložku Složky, kde uvidíte přehled vašich složek. 

V seznamu najděte Virtuální složku, kterou potřebujete odebrat a klikněte na tlačítko Smazat. 

A máte hotovo. Virtuální složku máte smazanou.

Narazili jste na nejasnosti? Potřebujete naší pomoc? Napište nám na info@supportbox.cz a my vám moc rádi pomůžeme.