Virtuální složka – automatický filtr vašich zpráv.
Virtuální složky v Supportboxu jsou vlastně jiným pohledem na zprávy, které jsou vždy k dispozici i na svém původním místě. Nebojte se proto experimentovat a vytvářet si kombinace, které vám mohou pomoci v přehlednosti.
SupportBox Tip: Více obecných informací ke složkám v SupportBoxu najdete zde.
Ve Virtuální složce si můžete nadefinovat jedno nebo několik pravidel, které vám snadno rozřadí vaše stávající zprávy i zprávy nově příchozí do vámi požadovaných skupin.
Jak vytvořit Virtuální složku?
V levém spodním rohu aplikace klikněte na ikonu ozubeného kolečka pro Nastavení a zvolte schránku, kde si Virtuální složku přejete přidat.
Poté z horního nabídky klikněte na záložku Složky.
Nyní klikněte na zelené tlačítko Přidat virtuální složku.
Zde si vyplňte Název Virtuální složky a poté kliknutím na tlačítko Přidat pravidlo si nastavíte potřebné pravidla a podmínky zobrazených ticketů.
Můžete filtrovat podle:
- Číslo ticketu
- Nacházející se v koši
- Předmět
- Stav
- Štítek
- Text
- Vlastní složka
- Obsahující přílohu
- Adresát
- Odesílatel
- Odpověděl
- Přiřazeno
- Datum poslední aktivity zákazníka
- Datum smazání
- Datum vytvoření
- Stáří ticketu
Tato a další pravidla se mohou kombinovat, v rámci jedné složky si jich můžete přidat několik.
Aktuálně platí to, že se pravidla sčítají – to znamená, že filtr provede všechna pravidla najedou. Proto je nutné, aby podmínky byly splněny na 100%.
Jakmile budete mít zadaná všechny pravidla klikněte na Uložit a máte hotovo. Virtuální složku máte přidanou.
Vytvořenou Virtuální složku ihned uvidíte na levé straně v přehledu vašich schránek.
Jak použít Virtuální složku v praxi?
V praxi to znamená, že si například vytvoříte filtr Vyřízeno – duben 2020, ve kterém definujete, že chcete vidět zprávy z dubnu 2020, které byly přiděleny kolegovi Karlovi a on je vyřídil.
V nastavení Virtuální schránky je nutné přidat odpovídají pravidla, abyste viděli tickety, které potřebujete.
- když zpráva má některý stav – vyřešený
- když přiřazený uživatel – je – uživatel Karel
- když datum vytvoření zprávy je novější než – v kalendáři vyberete požadované datum
- když datum vytvoření zprávy je starší než – v kalendáři vyberete požadované datum
Všechny tyto zprávy pak budou obsaženy v nově vytvořené Virtuální složce.
Upozornění:
Ruční přiřazení zprávy do složky je možné pouze v rámci Vlastních složek. V rámci Virtuálních složek není možné přiřadit zprávu do složky ručně.
Virtuální složky, které vytvoříte, fungují jako filtr – vaše zprávy vždy najdete i v jejich původních umístěných, složka je jen odrazem, který ukazuje určitou část schránky.
Jak Virtuální složku smazat?
Ve vašem SupportBoxu klikněte v levém spodním rohu a ikonu ozubeného kolečka pro Nastavení a vyberte schránku, kde si přejete vlastní složku editovat.
Nyní v horním menu klikněte na záložku Složky, kde uvidíte přehled vašich složek.
V seznamu najděte Virtuální složku, kterou potřebujete odebrat a klikněte na tlačítko Smazat.
A máte hotovo. Virtuální složku máte smazanou.
Narazili jste na nejasnosti? Potřebujete naší pomoc? Napište nám na info@supportbox.cz a my vám moc rádi pomůžeme.