Automatická odpověď se může hodit, pokud plánujete celofiremní dovolenou (protože když nejedete všichni, na delegování zpráv je tu SupportBox :-), nebo si přejete zákazníka ubezpečit, že jste jeho odpověď obdrželi.
Jak si nastavit automatickou odpověď v SupportBoxu
Pro každou vaši schránku si můžete v SupportBoxu nastavit jinou automatickou odpověď, nebo mít u některých schránek tuto funkci zapnutou a jinde ne. Právě proto začínají při nastavování naše kroky v Nastavení schránky.
Klikněte v levém menu na název schránky. V pravém horním rohu pak klikněte na tlačítko Nastavení.
Vyberte záložku Všeobecné a sjeďte až na konec stránky.
Zcela dole uvidíte nabídku Automatické odpovědi. Zaškrtněte políčko Aktivní a otevře se vám rozšířená nabídka.
Můžete si nadefinovat předmět automatické zprávy a napsat zprávu, která se vašim klientům bude zasílat.
Do políček můžete vložit zástupné symboly, které uvidíte také pod tělem zprávy a můžete je proto snadno zkopírovat. Zástupný symbol se v automatické odpovědi sám doplní příslušným textem.
K dispozici máte následující zástupné symboly (vkládejte včetně hranatých závorek):
- [id] – Id ticketu
- [datum] – Datum přijetí zprávy
- [odesilatel] – E-mail nebo jméno odesilatele
- [predmet] – Předmět zprávy
V těle zprávy můzete navíc použít: - [text] – Tělo zprávy
U automatické odpovědi si můžete vybrat, zda chcete odpověď posílat jen na první zprávu ve vaší konverzaci s klientem, nebo zda jí chcete u každé zprávy:
Pokud potřebujete vyřadit některé adresáty, napište je do řádku Příjemci, kterým nebude automatická odpověď zaslána. Hodí se to například u vašich vlastních notifikací z e-shopu (objednávky, faktury).
Šikovnou funkcí je možnost automatickou odpověď v určité časy nezasílat – anebo naopak, posílat jí jen v určité časy, pokud je například vaše podpora zrovna v pracovním procesu.
Čas Od a Do zadávejte ve formátu hh:mm – tedy například 10:00.
Také si můžete blíže specifikovat, v jaké dny si přejete automatickou odpověď zasílat.
Vybírat můžete z této nabídky:
- Ve všechny dny
- O víkendech a svátcích
- V pracovní dny
Velmi snadno si tak nadefinujete přesné podmínky pro zasílání automatických odpovědí.
Máte-li dotazy, neváhejte se na nás obrátit!