Automatická odpověď se hodí například v případě celofiremní dovolené (pokud nejede celá firma, delegování zpráv zařídí SupportBox) nebo když chcete zákazníka ujistit, že jste jeho zprávu obdrželi.
Jak nastavit automatickou odpověď
Pro každou schránku v SupportBoxu můžete nastavit jinou automatickou odpověď, nebo tuto funkci u některých schránek zapnout či vypnout.
Klikněte v levém spodním rohu na ikonu ozubeného kolečka pro Nastavení a zvolte schránku, kde chcete automatickou odpověď nastavit.
Zůstaňte hned v první záložce Všeobecné.
Níže na stránce najděte Automatické odpovědi a zaškrtněte checkbox Aktivní. Díky tomu se vám otevře nastavení automatické odpovědi.
Zde si můžete vyplnit Předmět a v poli Zpráva doplnit znění automatické zprávy.
V textu můžete využít zástupné symboly, které vidíte pod textovým polem. Zástupný symbol se v automatické odpovědi sám doplní příslušným textem.
K dispozici jsou tyto zástupné symboly (vkládejte včetně hranatých závorek):
[id] - Id ticketu
[datum] - Datum přijetí zprávy
[odesilatel] - E-mail nebo jméno odesílatele
[predmet] - Předmět zprávy
[jmeno] - Jméno uživatele pro automatické odpovědi
[jmeno:krestni] - Křestní jméno uživatele pro automatické odpovědi
[jmeno:prijmeni] - Příjmení uživatele pro automatické odpovědi
V těle zprávy můžete navíc použít:
[text] - Tělo zprávy
V poli Automatickou odpověď zaslat můžete nastavit to, jestli chcete automatickou odpověď posílat jen na první zprávu ve vlákně, nebo zda ji chcete posílat na každou zprávu ve vlákně.
Pokud potřebujete vyřadit některé adresáty ze zasílání automatické odpovědi, zadejte je do pole Příjemci, kterým nebude automatická odpověď zaslána. Tuto možnost oceníte například u vlastních e-mailových adres.
V případě, že chcete automatickou odpověď posílat pouze mimo vaši pracovní dobu, stačí si zaškrtnout možnost Zasílat mimo pracovní dobu. Důležité je ale mít v dané schránce nastavenou pracovní dobu podle návodu tady.
V případě, že byste si potřebovali odesílání automatické odpovědi nastavit trošku více individuálně, můžete využít nastavení v poli V časovém rozmezí automatickou odpověď .
Čas Od a Do zadávejte ve formátu hh:mm – tedy například 8:00 a 16:00.
Nastavit můžete i to, v jaké dny se bude automatická odpověď posílat. Zda to bude ve všechny dny, jen o víkendech a svátcích (zohledněny jsou pouze české svátky), nebo jen v pracovní dny.
V poli Prodleva před odesláním můžete nastavit, za jak dlouho se automatická odpověď odešle.
Pokud nastavíte bez prodlevy, automatická odpověď se odešle ihned po přijetí zprávy od zákazníka.
Zvolíte-li jednu z dostupných prodlev, odpověď se odešle až po uplynutí vámi nastaveného času od přijetí zprávy.
Veškeré změny nezapomeňte na konci stránky Uložit.
Jméno odesílatele pro automatické odpovědi
Nastavte si Jméno odesílatele pro automatické odpovědi, které se vám doplní do použitého zástupného symbolu [jmeno] nebo [jmeno:krestni] v poli Jméno odesílatele.
Zohledňovány jsou oba zástupné symboly [jmeno] i [jmeno:krestni] podle toho, zda zadáte jednoslovné pojmenování nebo víceslovné.
Jakmile si jméno nastavíte a změny uložíte, zákazníkům, kterým vaše automatická odpověď dorazí, se zobrazí právě toto vaše nastavené jméno pro automatické odpovědi.
Můžete tak velmi jednoduše a elegantně odlišit zprávy, které jsou odesílány automaticky, a které má na svědomí skutečný operátor.
Automatická odpověď a reply-to
Standardně je automatická odpověď vždy posílána na adresu odesílatele.
Ale v případě, že máte nastavenou automatickou odpověď a dorazí vám zpráva, ve které bude reply-to neboli odpovědět pro automatická odpověď se odešle právě na tuto reply-to adresu.
Máte-li dotazy, neváhejte se na nás obrátit! Rádi pomůžeme.