Štítky jsou velmi užitečným pomocníkem, můžete si díky nim udělat rychlý pořádek ve vašich schránkách.

Jak na ně, aby vám sloužily přehledně a přesně podle vašich potřeb? Několik tipů a rad si ukážeme v tomto našem návodu níže. 

Jaký mají štítky účel a smysl

Tato část platí jak pro úplně začátky, tak i pro zamyšlení nad již zaběhlým systémem. Štítky by vám měly pomáhat, měly by vám práci ulehčovat a pomáhat vám v orientaci. určitě by neměly být pro vaší práci přítěží.  Než se pustíte naplno do práce se štítky, určitě vše dobře promyslete – k čemu vám budou štítky sloužit, jak s nimi budete pracovat, jaké štítky vytvoříte. 

Pokud již máte zaběhlý systém štítků je namístě i občasná revize a kontrola, zda jsou všechny štítky používané a není třeba je promazat.

Vaše štítky udržujte vždy v aktuálním stavu.Můžete díky nim ušetřit mnoho času a získat informace pro vylepšení vašeho podnikání.

K čemu využít štítky v praxi 

  • Identifikaci častých problémů – pokud si ke každé příchozí zprávě od zákazníka povinně přidělíte štítek, který nejvíce odpovídá tomu, proč vám klient napsal, pomůže vám to v dlouhodobějším pohledu najít slabiny nebo naopak příležitosti vašeho byznysu. Stačí se pak podívat do Statistik a najít řešení.
    • Opakuje se štítek Zpoždění zásilky? Nejspíš bude potřeba poohlédnout se po jiném dopravci.
    • Opakuje se pochvala některého z produktů? Dejte o tom vědět na stránkách, newsletteru, nebo Facebooku.
  • Sběr referencí – označte si e-maily, kde vám zákazník nadšeně děkuje. Budou se hodit na stránky, případně můžete nadšené zákazník překvapit ještě nějakou novinkou – a věřte, že si radost nenechají pro sebe.
  • Automatizaci procesů  – Vytvořte si pravidlo, které vám vše zařídí. Už podle určitého parametru při příchodu zprávy se může také daný štítek přiřadit sám a práci vám tak usnadnit.
    • Obsahuje zpráva v předmětu slovo Soutěž? Pravidlo k ní může přidat štítek Soutěž a zároveň jí rovnou přidělit kolegovi, který má soutěž na starosti.
  • Označení zákazníků, kteří společně čekají na naskladnění produktu. Přidejte ke zprávě štítek s názvem produktu – například „Doskladnění sedačky Ohio“. Jakmile bude produkt opět skladem, kliknete v levém přehledu štítku na tento štítek a zobrazí se vám všichni, kdo měli o výrobek zájem.
  • Prevence – pokud se vám začne opakovat podobný dotaz vícekrát, je to skvělá příležitost vytvořit pro vaše klienty takové prostředí, aby si odpověď našli hned na stránkách a ani vám psát nemuseli.

SupportBox tip: Jak si štítky nastavíte a jak s nimi můžete v SupportBoxu pracovat se dozvíte v tomto návodu. 

Batva štítků 

Otázka výběru vhodné barvy pro štítky je dost subjektivní záležitostí. Fantazii se meze nekladou. Volte takové barvy, které vám budou vyhovovat a na kterých se v týmu shodnete. 

Tipy barev do začátku

  • Červená bývá vnímána jako nějaké ohrožení, nebezpečí, něco, co je potřeba vyřešit co nejdříve. 
  • Zelenou můžete naopak označovat dobré reference, nebo něco, co je pozitivní, není to ohrožením. 
  • Černá obvykle působí formálně, hodí se napříkad na označení podkladů pro úřady a účetnictví.
  • Modrou můžete označovat zprávy třeba od třetích stran, vašich dodavatelů, dopravců. 

Štítky napříč SupportBoxem 

Štítky fungují napříč celou aplikací – celým SupportBoxem. Všichni uživatelé tedy mají k dispozici ty samé štítky, díky tomu udržíte komplexnost a lepší přehled.

Navíc díky tomu, můžete pohodlně štítkovat nejen e-mailové tickety, ale i konverzace, které probíhají na live chatu nebo po telefonu. 

Vyhledávání 

Výhodou používání štítků může být mimo jiné i to, že si podle přidělených štítků lze tickety snadno dohledat. 

K dohledání můžete využít fulltextového vyhledávání v pravém horním rohu. Do pole napište zkratku tag: a obratem se vám ukáže nabídka vašich štítků, dle kterých můžete tickety vyhledávat. 

Nebo můžete využít ještě jednodušší cesty a sice v levém menu klikněte na konkrétní štítek a obratem se vám zobrazí výsledky vyhledávání pro daný štítek. 

Pokud byste pak naopak potřebovali dohledat ticket s přiřazeným štítkem ne v rámci celého účtu, ale pouze v rámci konkrétní schránky a složky, pak využijte uživatelských filtrů. 

Přehledné statistiky 

Jak jsme již zmínili v úvodu, štítky vám pomohou indetifikovat nejčastější problémy nebo i další zpětnou vazbu, kterou je potřeba po čase vždy pravidelně vyhodnotit a pokud je to třeba, navrhnout řešení. K tomu vám v SupportBoxu poslouží přehledný Report – Štítky. Všechna důležitá data uvidíte na jednom místě a v reálném čase. 

Je vám nějasného? Napište nám a my vám moc rádi poradíme.