Štítky jsou velmi užitečným pomocníkem, můžete si díky nim udělat rychlý pořádek ve vašich schránkách.
Jak na ně, aby vám sloužily přehledně a přesně podle vašich potřeb? Několik tipů a rad si ukážeme v tomto našem návodu níže.
Jaký mají štítky účel a smysl
Tato část platí jak pro úplně začátky, tak i pro zamyšlení nad již zaběhlým systémem. Štítky by vám měly pomáhat, měly by vám práci ulehčovat a pomáhat vám v orientaci. určitě by neměly být pro vaší práci přítěží. Než se pustíte naplno do práce se štítky, určitě vše dobře promyslete – k čemu vám budou štítky sloužit, jak s nimi budete pracovat, jaké štítky vytvoříte.
Pokud již máte zaběhlý systém štítků je namístě i občasná revize a kontrola, zda jsou všechny štítky používané a není třeba je promazat.
Vaše štítky udržujte vždy v aktuálním stavu.Můžete díky nim ušetřit mnoho času a získat informace pro vylepšení vašeho podnikání.
K čemu využít štítky v praxi
Identifikaci častých problémů – pokud si ke každé příchozí zprávě od zákazníka povinně přidělíte štítek, který nejvíce odpovídá tomu, proč vám klient napsal, pomůže vám to v dlouhodobějším pohledu najít slabiny nebo naopak příležitosti vašeho byznysu. Stačí se pak podívat do Statistik a najít řešení.
Opakuje se štítek Zpoždění zásilky? Nejspíš bude potřeba poohlédnout se po jiném dopravci.
Opakuje se pochvala některého z produktů? Dejte o tom vědět na stránkách, newsletteru, nebo Facebooku.
Sběr referencí – označte si e-maily, kde vám zákazník nadšeně děkuje. Budou se hodit na stránky, případně můžete nadšené zákazník překvapit ještě nějakou novinkou – a věřte, že si radost nenechají pro sebe.
Automatizaci procesů – Vytvořte si pravidlo, které vám vše zařídí. Už podle určitého parametru při příchodu zprávy se může také daný štítek přiřadit sám a práci vám tak usnadnit.
Obsahuje zpráva v předmětu slovo Soutěž? Pravidlo k ní může přidat štítek Soutěž a zároveň jí rovnou přidělit kolegovi, který má soutěž na starosti.
Označení zákazníků, kteří společně čekají na naskladnění produktu. Přidejte ke zprávě štítek s názvem produktu – například „Doskladnění sedačky Ohio“. Jakmile bude produkt opět skladem, kliknete v levém přehledu štítku na tento štítek a zobrazí se vám všichni, kdo měli o výrobek zájem.
Prevence – pokud se vám začne opakovat podobný dotaz vícekrát, je to skvělá příležitost vytvořit pro vaše klienty takové prostředí, aby si odpověď našli hned na stránkách a ani vám psát nemuseli.
SupportBox tip: Jak si štítky nastavíte a jak s nimi můžete v SupportBoxu pracovat se dozvíte v tomto návodu.
Batva štítků
Otázka výběru vhodné barvy pro štítky je dost subjektivní záležitostí. Fantazii se meze nekladou. Volte takové barvy, které vám budou vyhovovat a na kterých se v týmu shodnete.
Tipy barev do začátku
Červená bývá vnímána jako nějaké ohrožení, nebezpečí, něco, co je potřeba vyřešit co nejdříve.
Zelenou můžete naopak označovat dobré reference, nebo něco, co je pozitivní, není to ohrožením.
Černá obvykle působí formálně, hodí se napříkad na označení podkladů pro úřady a účetnictví.
Modrou můžete označovat zprávy třeba od třetích stran, vašich dodavatelů, dopravců.
Štítky napříč SupportBoxem
Štítky fungují napříč celou aplikací – celým SupportBoxem. Všichni uživatelé tedy mají k dispozici ty samé štítky, díky tomu udržíte komplexnost a lepší přehled.
Navíc díky tomu, můžete pohodlně štítkovat nejen e-mailové tickety, ale i konverzace, které probíhají na live chatu nebo po telefonu.
Vyhledávání
Výhodou používání štítků může být mimo jiné i to, že si podle přidělených štítků lze tickety snadno dohledat.
K dohledání můžete využít fulltextového vyhledávání v pravém horním rohu. Do pole napište zkratku tag: a obratem se vám ukáže nabídka vašich štítků, dle kterých můžete tickety vyhledávat.
Nebo můžete využít ještě jednodušší cesty a sice v levém menu klikněte na konkrétní štítek a obratem se vám zobrazí výsledky vyhledávání pro daný štítek.
Pokud byste pak naopak potřebovali dohledat ticket s přiřazeným štítkem ne v rámci celého účtu, ale pouze v rámci konkrétní schránky a složky, pak využijte uživatelských filtrů.
Přehledné statistiky
Jak jsme již zmínili v úvodu, štítky vám pomohou indetifikovat nejčastější problémy nebo i další zpětnou vazbu, kterou je potřeba po čase vždy pravidelně vyhodnotit a pokud je to třeba, navrhnout řešení. K tomu vám v SupportBoxu poslouží přehledný Report – Štítky. Všechna důležitá data uvidíte na jednom místě a v reálném čase.
Je vám nějasného? Napište nám a my vám moc rádi poradíme.