Štítky jsou velmi užitečným pomocníkem, můžete si díky nim udělat rychlý pořádek ve vašich schránkách.

Jak na ně, aby vám sloužily přehledně a přesně podle vašich potřeb?

Účel a smysl

Tato část platí jak pro začátky, tak pro zamyšlení nad již zaběhlým systémem. Štítky by měly pomáhat vaší orientaci. Jsou všechny štítky, které máte, opravdu používány?

Pokud ne, promažte je. Pomohl by nějaký nový štítek k rychlejšímu řešení problémů, nebo k přehlednosti?

Štítky jsou skvělým nástrojem pro:

  • identifikaci častých problémů – pokud si ke každé příchozí zprávě od zákazníka povinně přidělíte štítek, který nejvíce odpovídá tomu, proč vám klient napsal, pomůže vám to v dlouhodobějším pohledu najít slabiny nebo naopak příležitosti vašeho byznysu. Stačí se pak podívat do Statistik a najít řešení.
    • Opakuje se štítek Zpoždění zásilky? Nejspíš bude potřeba poohlédnout se po jiném dopravci.
    • Opakuje se pochvala některého z produktů? Dejte o tom vědět na stránkách, newsletteru, nebo Facebooku.
  • sběr referencí – označte si e-maily, kde vám zákazník nadšeně děkuje. Budou se hodit na stránky, případně můžete nadšené zákazník překvapit ještě nějakou novinkou – a věřte, že si radost nenechají pro sebe.
  • automatizaci procesů  –  Vytvořte si pravidlo, které vám vše zařídí. Už podle určitého parametru při příchodu zprávy se může také daný štítek přiřadit sám a práci vám tak usnadnit.
    • Obsahuje zpráva v předmětu slovo Soutěž? Pravidlo k ní může přidat štítek Soutěž a zároveň jí rovnou přidělit kolegovi, který má soutěž na starosti.
  • označení zákazníků, kteří společně čekají na naskladnění produktu. Přidejte ke zprávě štítek s názvem produktu – například „Doskladnění sedačky Ohio“. Jakmile bude produkt opět skladem, kliknete v levém přehledu štítku na tento štítek a zobrazí se vám všichni, kdo měli o výrobek zájem.
  • prevence – pokud se vám začne opakovat podobný dotaz vícekrát, je to skvělá příležitost vytvořit pro vaše klienty takové prostředí, aby si odpověď našli hned na stránkách a ani vám psát nemuseli.

SupportBox Tip - Jak si štítky nastavíte a k čemu všemu je můžete využít se dozvíte v našem návodu K čemu se hodí štítky?.

Orientace

Pro lepší orientaci ve štítcích je možné využívat víceúrovňové pojmenování, stejně jako používáte třeba u vašich produktových kategorií.

Příklad:
Zásilky-zpoždění-InTime nebo Faktury-Storno.

Vždy je dobré, když je na první pohled vidět, o co zákazníkovi jde. Šetříte tak čas i kolegům na podpoře.

Štítky si můžete vytvářet také ve dvou úrovních.

E-maily, kterým jste přidělili štítky můžete najít díky fulltextovému vyhledávání – v pravém horním rohu vypište tag: a vyberte hledaný štítek:

Zprávy označené daným štítkem dohledáte také pomocí uživatelských filtrů, nebo kliknutím na daný štítek v levém menu.  

Barva

Otázka výběru vhodné barvy pro štítky je dost subjektivní záležitostí.

Fantazii se meze nekladou. Volte takové barvy, které vám budou vyhovovat. 

Přesto se pravděpodobně v týmu shodnete na několika společných pohledech.

Nabízíme pár tipů pro začátek:

  • Červená bývá vnímána jako nějaké ohrožení, nebezpečí, něco, co je potřeba vyřešit co nejdříve.
  • Zelenou můžete naopak označovat dobré reference, nebo něco, co je pozitivní, není to ohrožením. Skvělé je, pokud se zákazník s původně červeným štítkem stane nakonec zákazníkem se zeleným štítkem.
  • Černá obvykle působí formálně, hodí se určitě na označení podkladů pro úřady a účetnictví.

 

Nezapomínejte udržovat vaše štítky v aktuálním stavu. Díky nim můžete ušetřit mnoho času a získat informace pro vylepšení vašeho podnikání.