Často se stává, že se některé otázky vašich zákazníků neustále opakují.
Z pravidla to bývají takové otázky, na které je předem jasná odpověď. Například to může být dotaz na postup pro reklamaci zboží, vrácení zboží do 14-ti dnů a podobně.
Pro tyto případy je ideální mít zpracované Připravené odpovědi i pro vaší live chatovou komunikaci, abyste šetřili čas i vaše prsty. Pak stačí jen pár kliknutí a krásnou odpověď pro zákazníka máte hotovou.
SupportBox tip: Pracujte s Připravenými odpověďmi i ve vašich e-mailových schránkách.
Kdo má přístup k nastavování Připravených odpovědí
Nastavení Připravených odpovědí naleznete vždy v konkrétním live chatu, kde si je přejete přidat, upravit, nebo třeba i promazat.
Přístup do nastavení Připravených odpovědí má uživatel s pravomocemi:
- Správce
- Správce a operátor
Kdo může s Připravenými odpověďmi pracovat
Nastavení Připravených odpovědí mají k dispozici pouze uživatelé s dostatečnými pravomocemi viz výše.
Ale úplně všichni uživatelé SupportBoxu, bez ohledu na jejich pravomoce, mohou Připravené odpovědi používat při vyřizování dotazů od zákazníků.
Připravené odpovědi u nového live chatu
Připravené odpovědi se vždy váží jen k tomu live chatu, kde máte danou odpověď vytvořenou a uloženou. V každém vašem live chatu, můžete používat odlišné Připravené odpovědi.
V případě, že odpovídáte na zprávu, kterou vám zákazník poslal na live chatu, najdete ikonu Připravených odpovědí v liště textového editoru.
Jestliže máte Připravenou odpověď již zpracovanou a chcete ji použít, jednoduše ji vyhledejte v nabídce a klikněte na ni nebo můžete použít i vámi nastavenou zkratku a do textové pole se vám vloží připravená textace.
Pro dohledávání Připravené odpovědi lze využít i vyhledávání. Stačí do pole s Vyhledávání v názvech.. začít psát a obratem se vám začnou našeptávat ty možnosti, které obsahují vámi napsaná písmena.
Pokud máte dostatečné pravomoce, můžete si zde také přidat zcela nové Připravené odpovědi pomocí tlačítka Přidat ..., nebo si klinutím na tlačítko Vytvořit z rozepsané odpovědi vytvořit Připravenou odpověď ze zprávy, kterou máte rozepsanou.
V neposlední řadě se kliknutím na tlačítko Upravit připravené odpovědi dostanete do nastavení všech stávajících Připravených odpovědí.
Pokud budete vytvářet Připravenou odpověď z rozepsané zprávy, nezapomeňte si ji pojmenovat v poli Název (interní).
A v poli Nadřazená připravená odpověď si můžete šablonu rovnou i zatřídit do požadované kategorie.
Změny potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit.
Připravené odpovědí v nastavení live chatu
V případě, že si potřebujete do začátku přidat více Připravených odpovědí najednou, přidejte si je pohodlně z nastavení live chatu.
V levém spodním rohu aplikace, klikněte na ozubené kolečko pro Nastavení a vyberte live chat, kde se chcete pustit do nastavování.
V horním menu klikněte na záložku Připravené odpovědi.
Novou Připravenou odpověď vytvoříte kliknutím na tlačítko Vytvořit připravenou odpověď.
Následně si můžete připravit kompletní znění Připravené odpovědi.
Vyplnit můžete:
- Název (interní) – název šablony slouží jen pro vaší interní orientaci.
- Text – znění připravené odpovědi.
- Nadřazená připravená odpověď – připravenou odpověď si rovnou můžete zařadit i do konkrétní kategorie pro lepší přehlednost (podrobnosti viz níže).
- Štítek – k připravené odpovědi lze přidat libovolné štítky.
- Klávesová zkratka – ke každé připravené odpovědi můžete nastavit i klávesovou zkratku k rychlému vložení odpovědi do textového pole pro odpověď (podrobnosti níže v návodu).
Upozornění: Pokud si text Připravených odpovědí kopírujete například z Microsoft
Změny nezapomeňte uložit.
Kategorie u Připravených odpovědí
U Připravených odpovědí si můžete vytvořit kategorie neboli Nadřazené zprávy.
Nadřazená připravená odpověď bude vždy prázdná, protože slouží jen jako nadpis dané skupiny, kde se nachází konkrétní šablony. Možné je však vytvořit pouze dvě úrovně zpráv.
Upozornění: Pokud by se stalo, že Nadřazenou odpověď přeci jen budete mít vyplněnou a bude obsahovat vaše sdělení, záměrně se vám textaci nepodaří vložit do zprávy. Proto pamatujte, že Nadřazená zpráva slouží pouze jako nadpis.
Výsledný seznam Připravených odpovědí pak může vypadat například jako na naší ukázce níže.
Kopírování připravených odpovědí do dalších live chatů
V seznamu Připravených odpovědí máte k dispozici tlačítko Kopírovat do... pomocí kterého si automaticky zkopírujete vybranou připravenou odpověď do jiného live chatu.
Jakmile na tlačítko Kopírovat do... kliknete, zobrazí se vám nabídka všech vašich live chatů. Dále klikněte na název live chatu, do kterého si přejete připravenou odpovědi nakopírovat.
Poté se vám zobrazí upozornění, zda jste si kopírováním opravdu jistí. Upozornění potvrďte a máte hotovo! Připravenou odpověď máte zkopírovanou ve vybraném live chatu.
Upozornění:
Při kopírovanání připravených odpovědí se vám vždy zkopíruje pouze Název, Předmět, Text, Štítky a Přílohy. Klávesové zkratky a Nadřazená připravená odpověď se vám nezkopírují.
Vlastní klávesové zkratky
U každé Připravené odpovědi máte k dispozici pole pro Klávesové zkratky. Sem si můžete doplnit libovolnou kombinaci znaků, díky které Připravenou odpověď rychle a snadno vyvoláte a vložíte do textového pole pro odpověď.
Stačí stisknout na klávesnici klávesu tečky nebo lomínka a napsat zkratku. Připravená odpověď se vám okamžitě vloží.
Upozornění:
Tečky a lomítka není možné použít jako součást zkratky, slouží pouze pro její vyvolání.
Ukázka z praxe
Například pro Připravenou odpověď Přijatá reklamace jsme si nastavili zkratku pr.
V textovém poli pro odpověď stačí tedy napsat .pr a Připravenou odpověď Reklamace máte ihned vloženou.
Videonávod klávesové zkratky
Kolikrát byla připravená odpověď použitá
Ve výpisu připravených odpovědí a sloupečku Použití připravené odpovědi vidíte, kolikrát byla tato konkrétní odpověď za měsíc použita. Díky tomu uvidíte jednotlivé vytížení a snáze v připravených odpovědích udržíte pořádek.
Pokud by vám bylo cokoliv nejasného, obraťte se na nás. Rádi vám vše vysvětlíme.
Nenašli jste to, co jste hledali?