U každého telefonního čísla, které máte v SupportBoxu napojeno, si můžete nastavit vaší pracovní dobu.
V momentě, kdy bude vaše pracovní doba začínat (například v 8:00), se automaticky všichni operátoři, kteří mají k danému telefonu pravomoce, přepnou do online stavu.
Jakmile vaše pracovní doba skončí (například v 16:00), automaticky se všichni operátoři, kteří mají k telefonu pravomoce, přepnou do offline stavu. Operátor, který je na live chatu v offline stavu nedostává ani notifikace na nové hovory nebo SMS.
Operátoři tak nebudou muset na přepínání myslet. Vše se bude dít automaticky.
Poznámka:
Pokud obsluhujete více telefonů a každý z nich má nastavený jiný konec pracovní doby, vždy je zohledněný ten nejdelší a teprve až tato doba uplyne, přepínač se přepne do offline stavu. Na telefonu, kde už máte být offline, jste offline dle nastavené kratší pracovní doby.
Jak pracovní dobu u telefonu nastavit
Klikněte vlevo dole na ikonku ozubeného kolečka pro Nastavení a vyberte telefonní číslo, kde si přejete pracovní dobu přidat.
V horní nabídce zvolte záložku Pracovní doba.
Nyní si nastavte vaší pracovní dobu pro jednotlivé dny, kdy chce, aby byli operátoři automaticky přepnuti do stavu online „od“ a offline „do“.
Vyplnit si můžete klidně pouze „do“ (popřípadě „od“). To znamená, že se operátor například ručně přepne do online stavu podle jeho uvážení a jakmile uplyne nastavená doba v poli „do“, přepne se automaticky do offline.
Pokud pole „od“ i „do“ necháte prázdné, znamená to, že v tento den nepracujete a online/offline stav se bude odvíjet pouze od ručního přepínání stavů.
Výsledné nastavení pracovní doby může vypadat třeba jako na naší ukázce níže.
Pod tabulkou je k dispozici možnost Neobslouženo o svátcích. Touto funkcí si jednoduše nastavíte, jestli se mají/nemají v pracovní době zohledňovat české státní svátky.
Jakékoliv změny v nastavení pracovní doby vždy nezapomeňte Uložit.
SupportBox tip: Nezapomeňte si nastavit funkci automatického přidělování operátora k hovoru, abyste přesně věděli, kdo za jaké hovory zodpovídá a mohli jste výsledky sledovat ve statistikách.
Ruční online/offline přepínač telefonů
Vpravo nahoře má každý z vašich kolegů přepínač, díky kterému se snadno přepne do požadovaného stavu online/offline i ručně.
Upozornění: Ruční přepnutí má vždy přednost před nastavenou pracovní dobou.
Offline stav je na přepínači vyznačen červenou barvou:
Online stav je na přepínači vyznačen zelenou barvou:
Podívejte se, kdo z operátorů je právě online/offline
V SupportBoxu můžete také velmi snadno zjistit, kdo z operátorů je pro telefony online a kdo zrovna offline. Budete hned vědět, kdo je připraven vyřizovat telefonní hovory.
Otevřete si výpis vašich hovorů, zaškrtněte u daného hovoru (klidně i u více hovorů najednou) checkbox a poté si rozklikněte nabídku Přiřadit uživatele.
Obratem se vám zobrazí seznam operátorů, kterým hovor můžete přidělit a zároveň před jejich jménem uvidíte buď zelený (online), nebo červený (offline), puntík podle jejich aktuálního stavu.
Na stejném principu vše funguje také v samotném detailu hovoru.
Nevíte si rady? Obraťte se na nás. Rádi vám s nastavením pracovní doby pomůžeme.