V SupportBoxu jednoduše vytvoříte z konverzace po telefonu Nový ticket, nebo můžete rovnou z hovoru odeslat zákazníkovi odpověď do e-mailu. 

Funkce se hodí zejména ve chvíli, kdy hovor nedokážete vyřídit hned a zákazníkem požadované informace musíte zjistit a poslat e-mailem. Typicky to mohou být situace, kdy například potřebujete poslat zákazníkovi fakturu, link na rezervaci online schůzky, zpracovanou nabídku, informace k dostupnosti a podobně. 

Výhodou je, že po vytvoření Nového ticketu z hovoru/SMS vám oba tickety zůstanou vzájemně provázané. U hovoru uvidíte informaci o vytvořeném ticketu a naopak u ticketu uvidíte, že se váže na konkrétní hovor. 

Jakmile si Nový ticket vytvoříte, můžete s ním pracovat úplně stejně jako s běžnými tickety. 

Nastavení funkce vytvořit Nový ticket 

Než začnete funkci naplno využívat je dobré si vše připravit a nastavit. 

Pro každý telefon se funkce nastavuje zvlášť a bude potřeba vyplnit jen dvě pole: 

  • E-mailová adresa pro odpověď z telefonu
  • Jméno odesílatele pro odpověď z telefonu

Vlevo dole klikněte na ikonu ozubeného kolečka a vyberte telefon, kde chcete funkci nastavit. 

Hned v první záložce Všeobecné uvidíte obě pole, které bude třeba nastavit. 

V poli E-mailová adresa pro odpověď z telefonu vyberte z nabídky e-mailovou adresu (schránku), ze které má odesílání probíhat. Případně můžete zadat i vaší vlastní e-mailovou adresu. 

Ve druhém poli Jméno pro odpověď z telefonu vyplňte jméno, které se má zobrazovat u vámi odeslaných konverzací. 

Jakmile budete mít obě pole vypněná, klikněte dole na stránce na tlačítko Upravit. 

Jak vytvořit Nový ticket z hovoru 

Otevřete si detail hovoru, ze kterého potřebujete Nový ticket vytvořit. 

Vpravo dole naleznete ikonu obálky, díky které z vašeho hovoru se zákazníkem vytvoříte Nový ticket. 

Nyní se vám otevře nabídka pro vyplnění detailů k novému ticketu. 

Jako první vyberte, zda chcete už rovnou odpovídat Zákazníkovi, nebo zda chcete ticket vytvořit pouze Interně. 

Podle toho, jakou možnost zvolíte, se vám nabídnout další pole k vyplnění. 

Jak odeslat odpověď zákazníkovi 

Jestliže chcete z hovoru zákazníkovi rovnou odpovědět do e-mailu stačí vyplnit předmět ticketu a v dalším poli zadat jeho e-mailovou adresu.

Do posledního pole napište vaši odpověď a pošlete ji kliknutím na tlačítko Odeslat zákazníkovi na e-mail. 

Upozornění:
Předmět a text, který do ticketu napíšete zákazník uvidí. 

Obratem se vám zobrazí shrnutí o odeslané odpovědi zákazníkovi. 

Podle nastavené schránky se k vaší odpovědi automaticky připojí i podpis se jménem uživatele, který zprávu odesílal. 

Jak vytvořit Nový ticket interně

Pokud si chcete vytvořit interní ticket vyberte schránku, do které se má váš Nový ticket vytvořit. 

Dále vyberte operátora, kterému se má ticket přidělit. Nabídka operátorů se vždy aktualizuje podle pravomocí konkrétních operátorů ve zvolené schránce. 

Následně si vyplňte předmět ticketu a v dalším poli zadejte e-mailovou adresu na zákazníka.

Do posledního pole si napište vaší poznámku – informace o tom, co jste se zákazníkem řešili a co musíte dořešit, jaké podkladu jsme slíbili doposlat, vaše shrnutí zadání a podobně. Tato poznámka se k zákazníkovi nedostane. 

Upozornění:
Předmět, který do ticketu napíšete zákazník uvidí. 

Po vytvoření se vám zobrazí informace o vytvoření nového ticketu se shrnutím důležitých informací.

Nový ticket se zobrazí jako Nová zpráva ve vybrané schránce, do které jste ticket vytvořili.  

V případě, že jste nastavili rovnou i přidělení, bude ticket samozřejmě rovnou i tomuto uživateli přidělený. 

Po rozkliknutí detailu ticketu uvidíte všechny dostupné informace – e-mailovou adresu zákazníka, předmět a vaší poznámku se zadáním. 

V detailu ticketu uvidíte také hlášku o provázání komunikace s telefonním hovorem, ze kterého konkrétní ticket vznikl. 

Zpětně se tedy k hovoru můžete vy nebo i vaši kolegové vrátit a poslechnout si jej, abyste vždy měli maximální kontext o tom, co se s klientem řešilo. Samozřejmě, aby bylo možné se skrze odkaz prokliknout do hovoru, je nutné, mít k danému číslu nastavené pravomoce. 

Je vám něco nejasného? Neváhejte se zeptat, vždy rádi pomůžeme.