Na zákaznické podpoře je potřeba pracovat efektivně a pohodlně. Pro zrychlení jsou ideální Připravené odpovědi. 

Funkci připravených odpovědí můžete využívat při psaní e-mailů, v live chatové komunikaci a také v telefonech. Tedy přesněji řečeno v komunikaci, která probíhá mezi operátorem a zákazníkem, skrze SMS. 

Stačí vám opravdu jen pár kliknutí a SMS pro zákazníka máte vloženou a odeslanou. Níže v našem návodu si vše podrobně ukážeme a vysvětlíme. 

Kdo má přístup k nastavování Připravených odpovědí

Nastavení Připravených odpovědí naleznete vždy v konkrétním live chatu, kde si je přejete přidat, upravit, nebo třeba i promazat. 

Přístup do nastavení Připravených odpovědí má uživatel s pravomocemi: 

  • Správce
  • Správce a operátor 

Kdo může s Připravenými odpověďmi pracovat 

Nastavení Připravených odpovědí mají k dispozici pouze uživatelé s dostatečnými pravomocemi viz výše.  

Ale úplně všichni uživatelé SupportBoxu, bez ohledu na jejich pravomoce, mohou Připravené odpovědi používat při vyřizování dotazů od zákazníků. 

Připravené zprávy u nové SMS nebo v detailu hovoru 

Připravené odpovědi se vždy váží jen k tomu ltelefonu, kde máte danou odpověď vytvořenou a uloženou. V každém vašem telefonu, můžete používat odlišné Připravené odpovědi. 

Ikonu Připravených odpovědí naleznete hned na několika místech, ale vždy v textovém editoru. 

1. U každé nové SMS, kterou píšete

2. V detailu hovoru při psaní SMS

Jestliže máte Připravenou odpověď již zpracovanou a chcete ji použít, jednoduše ji vyhledejte v nabídce a klikněte na ni. Do textové pole se vám vloží připravená textace.

Pro vyhledávání Připravené odpovědi lze využít i vyhledávání. Stačí do pole s Vyhledávání v názvech.. začít psát a obratem se vám začnou našeptávat ty možnosti, které obsahují vámi napsaná písmena. 

Pokud máte dostatečné pravomoce, můžete si zde také přidat zcela nové Připravené odpovědi pomocí tlačítka Přidat ..., nebo si klinutím na tlačítko Vytvořit z rozepsané odpovědi vytvořit Připravenou odpověď ze zprávy, kterou máte rozepsanou.

V neposlední řadě se kliknutím na tlačítko Upravit připravené odpovědi dostanete do nastavení všech stávajících Připravených odpovědí. 

Pokud budete vytvářet šablonu z rozepsané zprávy, nezapomeňte vyplnit pole Název (interní) a změny potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit. 

SupportBox tip: Zákazník by nikdy neměl poznat, že se jedná o Připravenou odpověď. Zkuste zprávu vždy trochu přizpůsobit danému zákazníkovi. 

Připravené odpovědí v nastavení telefonu

Přímo do nastavení Připravených odpovědí dostanete přes nastavení daného telefonu. 

V levém spodním rohu aplikace klikněte na ozubené kolečko pro Nastavení a vyberte konkrétní telefon, kde budete Připravené odpovědi nastavovat. 

Dále v horních záložkách přejděte na Připravené odpovědi a zde klikněte na zelené tlačítko Vytvořit připravenou odpověď. 

Zobrazí se vám jednotlivá pole, kde už si můžete zpracovat Připravenou odpověď přesně podle vašich potřeb. 

Vyplnit můžete:  

  • Název (interní) – název slouží čistě jen pro vaší interní orientaci. Zákazník tuto informaci neuvidí. 
  • Text – samotné znění připravené odpovědi. 
  • Štítek – k připravené odpovědi lze přidat libovolné štítky.  

  • Nadřazená připravená odpověď – připravenou odpověď si můžete zařadit i do konkrétní kategorie (nadřazené zprávy) pro lepší přehlednost. Tato Nadřazená zpráva bude z pravidla prázdná, protože slouží jen jako nadpis dané kategorie, ve které máte konkrétní připravené odpovědi. 

Změny nezapomeňte potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit.

Kategorie u Připravených odpovědí

U Připravených odpovědí si můžete vytvořit kategorie neboli Nadřazené zprávy.

Nadřazená připravená odpověď bude z pravidla prázdná a slouží pouze jako nadpis dané kategorie, ve které se nachází konkrétní Připravené odpovědi. 

Upozornění: Pokud by se stalo, že Nadřazenou odpověď přeci jen budete mít vyplněnou a bude obsahovat vaše sdělení, záměrně se vám textaci nepodaří vložit do zprávy. Proto pamatujte, že Nadřazená zpráva slouží pouze jako nadpis. 

Níže na můžete vidět nastavení Připravených odpovědí ve dvou úrovních přímo z praxe.

Pokud by vám bylo cokoliv nejasného, obraťte se na nás. Rádi vám vše vysvětlíme.