Automatické přidělování e-mailů mezi uživatele je skvělý způsob, jak můžete férově rozdělit veškerou příchozí poštu. 

Příchozí pošta se vám bude automaticky třídit mezi uživatele už při přijmu, takže nebude čas ani prostor si zprávy vybírat. Zamezíte „vyzobávání“ jednodušších dotazů některých kolegů.  

A aby byla komunikace pro vás i vaše zákazníky co nejpřehlednější a nejpříjemnější, můžete si také nastavit, aby se vám automaticky přidělovali zprávy od odesílatele, kterému jste odepisovali. 

Příklad z praxe

Napíše vám zákazník, zpráva se vám díky automatickému přidělování přiřadí, vy ji vyřídíte a zákazníkovi odpovíte. 

Pokud vám tento zákazník ze stejné e-mailové adresy znovu napíše třeba za týden znovu, zpráva se automaticky přiřadí opět vám, protože jste s daným zákazníkem komunikovali jako poslední. 

Zákazníka si nebudete mezi kolegy přehazovat jako horký brambor, a protože budete vědět, co jste s daným zákazníkem řešili, lépe pochopíte celý kontext a poskytnete klientovi lepší zákaznickou péči.  

Jak nastavit automatické přidělování e-mailů mezi uživatele

Funkce automatického přidělování se vždy váže ke konkrétní schránce. Nastavovat ji může pouze správce nebo zakladatel účtu. 

V levém spodním rohu klikněte na ikonku ozubeného kolečka pro Nastavení a vyberte schránku, kde si přejete přidělování nastavit. 

V horní liště klikněte na záložku Chování schránky. 

Jakmile se prokliknete do nabídky Chování schránky a sjeďte na stránce trochu níže, dokud neuvidíte nabídku Nastavení automatického přidělování e-mailů mezi uživatele.

 Zde už si můžete automatické přidělování e-mailů mezi uživatele nastavit podle vaší potřeby. Ve výchozím stavu je vždy nastavena možnost Zprávy se nepřidělují.

Vyberte kolegy, mezi které chcete příchozí poštu třídit, a nastavte jim možnost Zprávy se přidělují.

Veškeré změny Uložte. 

Nyní budou všechny příchozí zprávy férově rozděleny mezi uživatele, které jste vybrali. Vybrat můžete dva, tři, nebo klidně celý tým. 

Nastavení můžete průběžně měnit dle aktuální situace a potřeb. Například pokud bude kolega na dovolené, není úplně vhodné, aby se mu zprávy přidělovaly. 

Pokud tentýž odesílatel napsal zprávu v poslední době, přiřadit zprávu stejnému kolegovi?

Hned pod seznamem uživatelů, kde nastavujete přiřazování, vidíte možnost Pokud tentýž odesílatel napsal zprávu v poslední době, přiřadit zprávu stejnému kolegovi?

Zde si můžete nastavit období, po které se mají zprávy automaticky přiřazovat kolegovi, který se zákazníkem komunikoval naposledy. 

Vybírat můžete z možností: 

  • Nikdy nepřidělovat znovu (výchozí nastavení)
  • Přidělovat, pokud napsal do 7 dnů  
  • Přidělovat, pokud napsal do 14 dnů  
  • Přidělovat, pokud napsal do 30 dnů  

Jakmile budete mít nastaveno, nezapomeňte změny potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit.

Je vám cokoliv nejasného? Napište nám, rádi vám poradíme.