Jestliže jste se rozhodli mít vaši zákaznickou péči přehledně pod jednou střechou ve vašem SupportBoxu, poradíme vám, jak si snadno můžete aktivovat mimo e-maily a live chat také telefony.

K napojení telefonů je potřeba mít nasazený telefonní systém OptimCall od firmy OptimSys. Aplikace vám umožní přehlednou práci s hovory a zároveň nabízí mnoho užitečných funkcí, jako jsou různé telefonní scénáře, nahrávání hovorů, přesměrování podle vámi zvolených pravidel, IVR a další.

Jakmile tedy budete mít systém OptimCall zprovozněný, můžete se pustit do přidání telefonů v SupportBoxu.

Jak přidat telefon OptimCall 

V levém horním rohu klikněte na tlačítko Přidat schránku +. 

Obdobně postupujete i v případě, že spravujete více účtů. Klikněte na tmavě modrou ikonu plus vedle názvu vaší společnosti. 

Nyní klikněte na + Přidat telefon OptimCall.

Zobrazí se vám tabulka s poli, která je potřeba vyplnit. Níže v návodu najdete podrobný popis jednotlivých polí, včetně požadovaných hodnot a jejich formátu.

Povinná pole jsou označena hvězdičkou (*) a ostatní pole jsou volitelná dle vaší konfigurace.

Popis polí a jejich formátu

Název telefonu

Název telefonu slouží jen pro vaše interní potřeby. Uvidíte ho pouze vy v SupportBoxu, v levém menu pod výpisem e-mailových schránek a live chatů.

Můžete zde například zadat telefonní číslo dané linky nebo stručný název, jako je Zákaznická linka, Obchodní linka, Podpora CZ, Podpora SK apod.

V nastavení menu si můžete k názvům přidat také emoji nebo si změnit pořadí linek. 

Telefonní číslo 

Do pole Telefonní číslo zadejte telefonní číslo vaší linky včetně předvolby a bez mezer. 

​→ Telefonní číslo zadejte ve formátu: +420123456789

Aliasy telefonního čísla oddělené čárkami (pouze pro odchozí hovory) 

Do tohoto pole opět zadejte telefonní číslo vaší linky včetně předvolby a bez mezer.

K číslu navíc doplňte také vaše klapky, které má SupportBox poslouchat. Klapky zadávejte za telefonní číslo a oddělujte je čárkami bez dalších mezer. 

→ Alias telefonního čísla s klapkami zadejte ve formátu: +420123456789,300,400,500.

Do pole je možné přidat i další telefonní čísla včetně předvolby a bez mezer, která má SupportBox poslouchat. Zpravidla tuto možnost využijete při use case, kdy máte pevné číslo maskované za mobilní číslo. Jedná se spíše o výjimečný případ. 

→ Aliasu telefonního čísla s klapkami a dalším číslem zadejte ve formátu: +420123456789,+420123456789,300,400,500.

Předvolby pro filtrování oddělené čárkami (pouze pro odchozí hovory) 

Zde můžete nastavit filtrování hovorů podle předvoleb. Tuto možnost využijete v případě, že máte jednu klapku, která vyřizuje hovory na více linkách, obvykle zahraničních. Typicky se jedná o situaci, kdy jedna klapka obsluhuje českou, slovenskou a například i maďarskou linku.

Například tedy u vaší české linky bude potřeba zadat českou předvolbu +420, u slovenské linky slovenskou předvolbu +421, u maďarské linky +36. Díky tomu se odchozí hovory umístí do správné linky. 

→ Předvolby pro filtrování zadejte ve formátu: +111 nebo takto: +111,+222

Telefonní číslo pro příjem SMS

Toto pole vyplňte v případě, když je telefonní číslo, ze kterého odesíláte SMS odesíláte, úplně jiné než to, ze kterého voláte.

Například voláte-li přes pevnou linku, ale SMS odesíláte přes mobil. Čili je zde nutné vložit telefonní číslo zařízení, ze kterého SMS odesíláte. Telefonní číslo vkládejte včetně předvolby a bez mezer.

→ Telefonního číslo pro příjem SMS zadejte ve formátu +420123456789

Tenant 

Tenant najdete v tabulce od Optimsys s kompletní dokumentací Nastavení řešení OptimCall. V tabulce jde o pole nastavení adresy OptimCall.

Jinak je Tenant vlastně URL adresa (bez HTTPS) vašeho účtu v aplikaci Optimcall. Lze tedy použít URL z vaší přihlašovací stránky do Optimcall. 

→ Formát Tenant zadejte ve formátu supportdemo.optimcall.cz

API key 

API klíč si zkopírujte z textového souboru s přístupovými údaji zaslaného společností OptimSys během realizace vašeho telefonního řešení.

Příjemci e-mailového reportu (odděleni čárkou) 

Vyplňte e-mailovou adresu vaši nebo kolegy, na kterou má chodit pravidelný report.

URL pro získání jména volajícího 

Pokud budete chtít identifikovat zákazníky, kteří vám volají, budete potřeba mít zpracovaný a nastavený skriptu pro identifikaci volajících.

Pluginy jako jsou například Shoptet, Raynet, Prestashop, Shopify a Upgates mouhou vaše volajícící zákazníky identifikovat i bez skriptu pro identifikaci. 

Bezpečnostní token 

Bezpečností token si vygeneruje přímo sám SupportBox po přidání vaší telefonní linky. 

Jakmile budete mít vyplněno, klikněte na tlačítko Vytvořit a vaše telefonní linka se obratem přidá. Jestliže potřebujete přidat více telefonních linech, postup z návodu zopakujte s dalším číslem. 

Před tím, než se naplno pustíte do vyřizování hovorů, doporučujeme vše otestovat, ať máte jistotu, že je vše nastaveno správně.

Začínáme vyřizovat telefonní hovory 

Níže jsme pro vás sepsali klíčové body, které budete na začátku vyřizování hovorů potřebovat.

Video ukázka ústředny OptimCall ve spojení se SupportBoxem

Pokud je vám cokoliv nejasného a potřebujete pomoci – jsme tu pro vás.