Mějte celou zákaznickou péči na jednom místě. Kromě e-mailů a live chatu můžete v SupportBoxu vyřizovat i telefony.
K napojení potřebujete telefonní ústřednu OptimCall od firmy OptimSys. Ta kromě přehledné práce s hovory nabízí i telefonní scénáře, nahrávání hovorů, přesměrování podle vašich pravidel, IVR a další funkce.
Jakmile máte ústřednu OptimCall zprovozněnou, můžete si telefony přidat i do SupportBoxu.
K napojení budete potřebovat tabulku od Optimsys s konfigurací vaší Optimcall ústředny, API klíč a tento návod.
Jak přidat telefon OptimCall
Krok 1: Vytvořte ukázkovou linku
V levém panelu klikněte vedle SCHRÁNKY na + a vyberte Přidat OptimCall.
Klikněte na Vytvořit ukázkovou schránku s telefony.
Na stejné stránce si můžete v kalendáři rezervovat i úvodní schůzku. Projdeme s vámi napojení a nastavení telefonů.
V levém panelu se objeví Ukázkový telefon s několika ukázkovými hovory. Můžete si na něm vyzkoušet, jak práce s hovory v SupportBoxu funguje. Až ho nebudete potřebovat, smažete ho v Nastavení telefonu → Smazání telefonu.
Krok 2: Přidejte svou telefonní linku
V levém panelu znovu klikněte vedle SCHRÁNKY na + a vyberte Přidat OptimCall.
Vyplňte údaje o lince. Co do kterého pole patří, najdete níže v popisu polí. Povinná pole jsou označená hvězdičkou. Ostatní pole jsou volitelná dle vaší konfigurace.
Jakmile budete mít pole vyplněná, klikněte na Vytvořit.
Potřebujete přidat další linku? Krok 2 zopakujte s dalším číslem.
Popis polí v nastavení telefonní linky
Název telefonu
Slouží jen pro vás, uvidíte ho v levém menu pod výpisem vašich e-mailových schránek a live chatů.
👉 Příklad: Zákaznická linka, Podpora CZ, Podpora SK
V nastavení menu si můžete k názvům přidat také emoji nebo si změnit pořadí linek.
Telefonní číslo
Číslo vaší linky s předvolbou a bez mezer.
👉 Příklad: +420123456789
Aliasy telefonního čísla oddělené čárkami (pouze pro odchozí hovory)
Zadejte číslo vaší linky s předvolbou a za něj klapky, které budou linku obsluhovat. Vše oddělte čárkami bez mezer.
👉 Příklad klasických aliasů: +420123456789,300,400,500
Do pole můžete přidat i další čísla, která má SupportBox sledovat. Hodí se to hlavně ve výjimečném případě, kdy máte pevné číslo maskované za mobilním. Čísla zadávejte s předvolbou a bez mezer.
👉 Příklad aliasů s maskovaním: +420123456789,+420123456789,300,400,500.
Předvolby pro filtrování oddělené čárkami (pouze pro odchozí hovory)
Použijte, když jedna klapka obsluhuje více linek, třeba českou, slovenskou a maďarskou. U každé linky zadejte její předvolbu (u české +420, u slovenské +421, u maďarské +36) a odchozí hovory se zařadí do správné linky. Více předvoleb oddělte čárkou.
👉 Příklad: +111 nebo takto: +111,+222
Telefonní číslo pro příjem SMS
Vyplňte, pokud SMS chodí na jiné číslo než hovory, třeba když voláte z pevné linky a SMS máte na mobilu. Jinak se SMS do SupportBoxu nedostanou.
👉 Příklad: +420123456789
Tenant
Tenant je adresa vašeho účtu v OptimCall bez https://. Najdete ji v tabulce s konfigurací vaší telefonní ústředny Optimcall, nebo ji zkopírujte z adresy přihlašovací stránky do OptimCall.
👉 Příklad: supportdemo.optimcall.cz
API key
API klíč najdete v administraci vaší Optimcall ústředny nebo vám ho dodají přímo kolegové z Optimsys (podpora@optimsys.cz, 511 205 398).
Příjemci e-mailového reportu (odděleni čárkou)
Vyplňte e-mailovou adresu vaši nebo kolegy, na kterou má chodit pravidelný report.
URL pro získání jména volajícího
Pokud chcete u hovorů vidět jména volajících zákazníků, bude nutné mít nastavený skript pro identifikaci volajících.
Pluginy jako jsou například Shoptet, Raynet, Prestashop, Shopify a Upgates mohou vaše volajícící zákazníky identifikovat i bez skriptu pro identifikaci.
Bezpečnostní token
Bezpečností token si vygeneruje přímo sám SupportBox po přidání vaší telefonní linky.
První kroky po přidání telefonní linky
Pravomoce – nastavte, kdo z kolegů uvidí hovory a záznamy.
Přihlášení ke klapce – každý operátor se musí přihlásit ke své klapce, případně k více klapkám. Hovory se mu pak přidělí automaticky.
Odchozí hovory – vytáčejte přímo ze SupportBoxu, jinak se hovory můžou zdvojit nebo zařadit do špatné linky.
Zmeškané hovory – nechte je automaticky vyřešit, když zákazníkovi zavoláte zpět.
Pracovní doba a SLA – nastavte pracovní dobu a časy na vyřízení.
Stavy hovorů – podívejte se, co znamenají Realizovaný, Zmeškaný nebo Nedovolaný.
Před tím, než se naplno pustíte do vyřizování hovorů, doporučujeme vše otestovat, ať máte jistotu, že je vše nastaveno správně.