Jsme rádi, že jste se rozhodli vyzkoušet SupportBox. Níže najdete přehled základních kroků, které vám pomohou aplikaci správně nastavit – nic složitého, zvládnete to za chvilku.
Založení licence
Začněte na této adrese a založte si vlastní licenci.
Jako zakladatele uveďte e-mail, na který bude chodit fakturace – a hlavně, osoba s tímto přihlášením bude mít pod palcem všechny kolegy a správu všech schránek.
Vyplňte Jméno a příjmení a Telefon. Tyto údaje jsou důležité pro případ, kdy vás budeme potřebovat kontaktovat.
V dalším kroku uveďte název schránky, kterou chcete mít v SupportBoxu pro vyřizování e-mailů. Tedy adresu, na kterou vám píší zákazníci.
Následně se zobrazí nabídka návodů pro přesměrování e-mailů do SupportBoxu u nejčastějších poskytovatelů. Přesměrování můžete provést hned, nebo klikněte na Pokračovat a nastavte ho později přímo v SupportBoxu.
Přidání schránek, na které vám píší zákazníci
Pro začátek si také ujasněte, jaké schránky budete v SupportBoxu potřebovat.
Máte schránek více, nebo jen jednu? Zvažte, zda je budete v SupportBoxu používat všechny, nebo zda si přesměrujete více různých schránek do jedné. Na ceně SupportBoxu se to nijak neodrazí – počet schránek není zpoplatněný.
👉 Příklady e-mailových schránek:
Nastavení příchozí a odchozí pošty
Aby zprávy chodily do SupportBoxu
Do SupportBoxu se zprávy dostávají přeposíláním na úrovni poštovního serveru. Nepoužíváme IMAP ani POP3, protože nabízíme funkce navíc, které jiné e-mailové klienty neumí – například interní poznámky, přidělení zprávy a podobně.
Přesměrování e-mailů je klíčový krok, bez kterého zprávy do SupportBoxu nepřijdou. Stačí nastavit přesměrování pomocí unikátního aliasu tam, kde je váš e-mail zaregistrován, nejčastěji u správce domény.
Pokud přesměrování ještě nemáte nastavené, SupportBox vás na to upozorní žlutou hláškou přímo v rozhraní.
Žlutá hláška zmizí ihned, jakmile budete mít přesměrování nastaveno a ve schránce bude minimálně 3 nové zprávy.
Aby se zprávy ze SupportBoxu správně odesílaly
Aby vaše zprávy zákazníkům spolehlivě dorazily a nekončily ve spamu, je potřeba nastavit odesílání. Máte několik možností:
SPF + DKIM záznam (doporučujeme) – nastavení na vaší doméně, díky kterému nám udělíte povolení k bezproblémovému odesílání zpráv. K odesílání budete využívat naše poštovní servery a zároveň výrazně zvýšíte bezpečnost vaší e-mailové komunikace.
Vlastní SMTP – zprávy odchází přes vaše poštovní servery, nikoliv přes servery SupportBoxu. Údaje pro nastavení vám sdělí váš poskytovatel e-mailu. K dispozici jsou také konkrétní návody pro nejběžnější poskytovatele.
Gmail / G Suite SMTP – jednoduché nastavení na pár kliknutí, které navíc umožní zálohovat veškerou odchozí poštu. Odesílání probíhá přes servery Google.
SPF záznam – vhodné pro začátek, kdy aplikaci teprve zkoušíte.
Toto nastavení nepodceňujte, protože má přímý vliv na doručitelnost vašich zpráv. Vždy mějte jednu z možností výše nastavenou.
Jakmile budete mít nastaveno, můžete v levém menu kliknout na ikonu pluska a přidat si další další komunikační kanály, které budete potřebovat.
Nastavení kolegů a týmu
Kteří kolegové budou v SupportBoxu vyřizovat zprávy? Do kterých schránek budou mít přístup? Každému kolegovi můžete udělit přístup jen do některých schránek. Někteří mohou být správcem schránky, jiní jen běžným uživatelem.
Kolegy přidávejte do aplikace pomocí e-mailových adres, které opravdu existují – na tuto adresu dorazí přihlašovací údaje a případné žádosti o nové heslo.
👉 Příklady e-mailových adres jednotlivých uživatelů:
Zakladatel: havlicek@mujeshop.cz
Správce: krakorova@mujeshop.cz
Uživatel: bohac@mujeshop.cz
Pokud chcete přidat další kolegy nebo upravit pravomoce a profily stávajících kolegů, klikněte vlevo dole na ikonu Tým.
Kolegy pozvete přes tlačítko Pozvat kolegu a následně jim dorazí zvací e-mail s přihlašovacími údaji a odkazem na přihlašovací stránku.
V seznamu kolegů klikněte na tlačítko Upravit pro úpravu profilu konkrétního uživatele.
Dále zde také uvidíte seznam všech kolegů, kteří již v SupportBoxu pozvaní jsou.
V nastavení profilu doplňte jméno a příjmení, telefon, pozici a fotografii – tyto údaje se automaticky propíší do podpisu, pokud v jeho nastavení využijete zástupné symboly.
Nastavení společnosti
Klikněte vlevo dole na ikonu Tým a v horním menu přejděte na záložku Všeobecné. Doplňte název vaší společnosti a nahrajte logo, ať se po přihlášení do SupportBoxu cítíte s kolegy jako doma.
Kompletní příručku pro uživatele si můžete stáhnout tady
Nastavení schránek
Aplikace je teď připravena k používání. Pokud ji chcete využívat naplno, nastavte schránky přesně podle svých potřeb.
Klikněte vlevo dole na ikonu ozubeného kolečka Nastavení a vyberte schránku, kterou chcete upravit.
V nastavené každé schránky máte k dispozici několik záložek, které nabízí nespočet možností nastavení.
Všeobecné
Jméno odesílatele
Jméno odesílatele pro automatické odpovědi
Počet ticketů na stránku
Interní název schránky
Odeslané zprávy posílat skrytou kopií
Barva
Chování schránky
Když přijde odpověď na zprávu, která je zařazena ve složce, tak
Když je zpráva, která je zařazena ve složce, označena jako vyřešená, tak
Předmět zprávy
Trackovací systém
Pravomoce
Na tomto místě nastavujete kolegům práva k jednotlivým schránkám.
SMTP
Seznam aktuální IP adres – pokud na vašem serveru chcete povolit naše konkrétní IP adresy, zde najdete jejich aktuální seznam.
Složky
Pravidla
SLA
SLA neboli za jak dlouho by měl zákazník dostat odpověď.
Připravené odpovědi
Zde si můžete vytvořit šablony připravených odpovědí, které používáte jako odpověď opakovaně.
Pluginy
Jde o napojení aplikace třetí strany do SupportBoxu. Můžete si se SupportBoxem propojit třeba váš e-shop, CRM, projektový nástroj a podobně. Pluginu vám pomohou v identifikaci zákazníka, který vám píše nebo volá. Mohou vám rovnou u příchozí zprávy zobrazit objednávky zákazníka, jeho kontaktní údaje a další užitečně informace, které vám pomohou jeho dotaz odbavit s větší lehkostí a velmi kvalitně.
Ukázka nejoblíbenějších pluginů
univerzální plugin – vám dokáže zobrazovat cokoliv, co o daném zákazníkovi už víte v nějakém jiném systému, na který nemáme vytvořené přímé napojení.
a spousty dalších propojení
Sdílet
Spam
Lucy AI
Další možnosti vyladění aplikace
Štítky
Štítky vám umožní si zprávy vizuálně označit, abyste na první pohled věděli, čeho se daný ticket týká. Pomocí štítků dodáte zprávě kontext a souvislosti.
Notifikace
Pokud chcete vědět o každé nové zprávě ihned, jakmile do schránky dorazí, neváhejte si určitě nastavit notifikace.
Menu
Individuální nastavení menu vám umožní si vaše e-mailové schránky, live chaty, Facebook Messenger i telefony, seřadit do libovolného pořadí podle toho, jak budete potřebovat.
Dokonce si můžete vytvářet kategorie a využít dvoustupňového řazení. Lze také přidávat emoji a nejrůzněji si s menu vyhrát tak, aby vám dělalo radost a dobře se vám s ním pracovalo.
Varování, pokud ke zprávě zapomenu přidat přílohu
Každý uživatel si může aktivovat varování, které jej včas upozorní na to, že ke zprávě zapomněl přiložit zmíněnou přílohu.
AI agenti
Chcete část zákaznické komunikace automatizovat? SupportBox nabízí AI agenty, kteří zvládnou odpovídat na běžné dotazy, kategorizovat zprávy nebo řešit dotazy na stav objednávek – zcela samostatně. Operátor pak pouze odpověď překontroluje a odešle nebo může i sám agent jeho reakci rovnou odeslat. Záleží na vás, jak si agenty nastavíte a co vám bude vyhovovat více.
Základní přehled AI agentů v SupportBoxu
Běžný dotaz – agent odpovídající FAQs neboli nejčastější dotazy.
Produktový rádce – agent odpovídající na dotazy k produktům.
Stav objednávky – agent odpovídající na dotazy ohledně stavu objednávky.
Vlastní agent – agent, který řeší vaše vlastní specifické potřeby.
Kategorizační agent – agent, který automaticky analyzuje a rozřazuje příchozí zprávy do tematických kategorií.
Štítkovač zpráv – agent, který příchozím e-mailům přiřazuje nejrelevantnější štítek podle jejich obsahu.
Děkujeme, že jste s námi vše prošli. Máte-li jakékoliv otázky, ozvěte se nám, jsme tu proto, abychom vám pomohli.